Serveur Vocal Interactif : Tout savoir sur le SVI pour votre entreprise
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Cet article se lit en 7 minutes environ, autant de temps que si vous écoutiez Mélatonine d’Helena et Tout pour moi de Clara Luciani.
Pour beaucoup de personnes, le fait de devoir patienter au téléphone est synonyme d’échec et générateur de frustration. Un véritable problème lorsqu’il s’agit de convertir ces personnes en clients. La solution ? Optimiser ce temps d’attente en communiquant sur votre activité. Transformant ainsi un moment négatif de frustration en un moment positif Il est même possible de rendre l’appelant acteur direct de l’appel : le serveur vocal interactif (ou SVI) lui permet de choisir le service ou bien l’information à laquelle il souhaite avoir accès en priorité. Découvrez les avantages et conseils pour le mettre en place au sein de votre entreprise.
Qu’est-ce qu’un serveur vocal interactif ?
Un serveur vocal interactif (SVI), c’est un système téléphonique automatisé, conçu pour dialoguer avec l’appelant par le biais de messages vocaux et d’un menu interactif. Sa fonction principale : guider l’appelant efficacement dès les premières secondes. Concrètement, le fonctionnement repose sur la détection des choix de l’appelant (via le clavier ou la voix).
Grâce à des fonctionnalités de réponse vocale et de navigation par menu, le SVI prend en charge le traitement des appels sans intervention humaine immédiate. Par ailleurs, il peut gérer plusieurs appels en parallèle, assurant ainsi un traitement des appels. On retrouve aujourd’hui cette technologie dans de nombreuses structures, mais aussi dans nos usages quotidiens avec des assistants vocaux comme Siri ou Google Now.
Voici un exemple de réalisation :
Piscines Desjoyaux
Quels types de messages peuvent être utilisés ?
Dans le cadre d’un accueil téléphonique structuré, plusieurs types de messages vocaux peuvent être diffusés via un serveur vocal interactif. Le plus courant reste le message d’accueil, celui qui donne le ton et oriente immédiatement l’interlocuteur. Il s’agit souvent d’un message audio préenregistré, réalisé par une voix professionnelle pour renforcer votre image de marque.
Ce type de solution est particulièrement utile pour les informations variables (horaires, soldes, offres temporaires). Elle combine flexibilité et réactivité, tout en assurant une qualité d’écoute fluide.
On distingue également les messages d’attente, les messages de redirection, de fermeture, ou encore ceux de confirmation post-appel. En variant vos contenus, votre accueil téléphonique est plus vivant et surtout plus efficace pour renforcer la relation client.
Quels sont les avantages du serveur vocal interactif pour votre entreprise ?
De plus en plus intelligent, le serveur vocal interactif constitue une interface homme-machine particulièrement pertinente pour les entreprises en quête de fluidité. Comme les chatbots pour les sites web, le SVI s’intègre à une logique de communication automatisée, agile, et centrée sur l’efficacité. Son potentiel ne cesse de s’élargir, avec des fonctionnalités de plus en plus fines, à configurer selon vos enjeux métiers.
L’objectif principal d’un SVI, c’est d’améliorer l’expérience client dès la première seconde d’appel. Il élimine les transferts inutiles, réduit les erreurs d’aiguillage et permet de répondre plus rapidement. En configurant votre propre SVI, vous améliorez non seulement l’accueil de vos appelants mais aussi la convivialité de votre interface téléphonique et, plus généralement, l’image de votre entreprise.
Résultat : vos clients ne raccrochent plus par frustration. Ils se sentent mieux pris en charge.
Chaque seconde compte dans la gestion d’un appel. En réduisant les temps d’attente, le serveur vocal interactif valorise l’appelant. Il répond à un besoin très clair du marché : gagner du temps sans sacrifier la qualité de l’accueil téléphonique. En fluidifiant la prise de contact, vous améliorez à la fois votre image de marque et l’engagement de vos clients. Car qui dit temps d’attente écourté et communication simple, dit perte de frustration et gain de temps pour votre interlocuteur !
Le SVI permet d’automatiser de nombreux scénarios de réponse : horaires, informations pratiques, redirection vers un service ou un agent… Cette automatisation réduit le besoin d’intervention humaine sur des tâches répétitives. Elle libère vos équipes pour des missions à plus forte valeur ajoutée.
Côté entreprise, les bénéfices sont aussi budgétaires. En rationalisant la gestion des appels, vous diminuez le coût par appel traité. Le SVI agit comme un filtre intelligent, capable d’absorber un grand nombre d’appels simultanés, sans surcoût. Une solution scalable, efficace et simple à adapter selon votre activité.
Le service client devient plus réactif, mieux structuré. Même en dehors des heures ouvrées, votre entreprise reste accessible via des messages prévus pour gérer les demandes courantes. Le SVI garantit une continuité de service appréciée, notamment pour les secteurs où la réactivité est déterminant
Chaque appel, chaque interaction via le SVI génère de la data : volume d’appels, heures de pointe, demandes récurrentes. Des données que vous pouvez facilement partager au sein de votre entreprise pour améliorer votre offre et vos services: avec vos équipes marketing ou votre service client pour affiner vos offres et prendre de meilleures décisions.
5 astuces pour configurer votre serveur vocal interactif
Vous pensez à la mise en place d’un serveur vocal interactif pour votre entreprise ? Bonne idée. Encore faut-il bien en soigner la configuration. En effet, un SVI mal pensé devient rapidement contre-productif. Voici donc 5 conseils concrets pour optimiser votre SVI.
Soignez votre message d’accueil
Un menu vocal interactif commence toujours par un message d’introduction. Pour qu’il soit efficace, limitez-vous à 8 secondes : soyez clair, direct, professionnel. Mentionnez le nom de votre entreprise, remerciez l’appelant et orientez-le vers les options proposées.
Par exemple :
Bonjour et bienvenue chez [Nom de votre entreprise].
Si vous souhaitez joindre le service commercial, tapez 1.
Pour le service technique, tapez 2, […] tapez 4.
Merci de votre appel !
Offrez une expérience d’attente agréable et utile
La musique d’attente fait partie intégrante du scénario d’appel. Évitez les mélodies agressives, datées ou monotones. Optez pour une musique professionnelle en cohérence avec votre marque. Entre deux plages musicales, vous pouvez insérer des messages informatifs : actualités, horaires d’ouverture, promotions ou présence sur les réseaux sociaux. Cette alternance musique/information valorise chaque seconde d’attente.
Limitez vos options à l’essentiel
Un outil de SVI performant ne doit pas noyer l’utilisateur sous une avalanche de choix. Trop d’options = confusion = raccrochage. L’idéal : 3 à 5 choix maximum, clairs et bien hiérarchisés. Mettez en avant les services les plus demandés, ceux qui répondent à 80 % des appels entrants. Un bon paramétrage de vos menus améliore l’efficacité de votre accueil et la fluidité des parcours clients.
Terminez avec soin: chaque appel compte
On oublie souvent la fin du parcours. Pourtant, la dernière impression est aussi importante que la première. Si l’appel se termine sans mise en relation directe, confirmez la bonne prise en compte de la demande. Vous pouvez aussi proposer une courte enquête de satisfaction, intégrée automatiquement dans votre SVI. Et surtout, remerciez encore votre interlocuteur pour son appel. Ce geste simple renforce la satisfaction client.
Actualisez régulièrement vos messages et scénarios
Un SVI n’est pas un dispositif figé. Il vit au rythme de votre entreprise. Nouveaux horaires, changement de services, événements ponctuels… pensez à mettre à jour vos messages pour rester cohérent et réactif. Profitez aussi de vos retours d’enquêtes pour ajuster votre scénario d’appel. Bon à savoir : la plupart des solutions actuelles proposent une interface web intuitive pour gérer vos contenus en toute autonomie.
Vos questions fréquentes sur le SVI !
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Une fois que vous avez validé notre proposition de texte pour votre attente téléphonique, nous sélectionnons pour votre entreprise la voix la plus adaptée pour lire votre message.
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