Détrompez-vous ! Le message répondeur n’est pas synonyme d’une boîte vocale débordante de messages jamais écoutés et déjà obsolètes. En réalité, il s’agit d’une excellente occasion de faire bonne impression, même lorsque l’entreprise est fermée, et de communiquer efficacement avec ceux qui essaient de vous joindre.
Un message répondeur bien conçu améliorera votre image de marque et aidera à transmettre des informations importantes, avant même que vous n’ayez échangé avec votre appelant. Nous allons vous expliquer comment nous créons chaque jour pour vous des messages de répondeur originaux, professionnels et mémorables !
Qu’est-ce qu’un répondeur ?
Le message répondeur téléphonique est la seule impression que vous laisserez lorsque votre entreprise est fermée. C’est une occasion de communiquer des informations essentielles, de fournir des instructions claires et d’exprimer votre professionnalisme, même en dehors de vos heures de travail.
Vos clients veulent vous rendre visite demain ?
Voici vos horaires d’ouvertures.
Vos patients ont besoin de prendre rendez-vous ?
Voilà votre plateforme d’agenda en ligne.
Vos collaborateurs ont une urgence ?
Ici votre adresse mail pour vous joindre à tout moment.
Vos prospects sont curieux ?
Là votre site internet pour consulter vos offres et services.
Un message répondeur bien conçu aide à éviter les frustrations des appelants et à les guider efficacement. Il peut également servir à fournir des informations importantes lorsque vous êtes indisponible ou en-dehors des heures d’ouverture. En somme, un message répondeur téléphonique signifie bien plus qu’une simple messagerie, c’est un outil de communication précieux qui mérite toute votre attention et votre créativité.
Et si on écoutait un exemple ?
Comment créer un message répondeur original ?
Pour se démarquer, il est important de créer un message répondeur original. Une fois que vous avez listé toutes les informations à faire figurer dans votre message, il reste encore à travailler la forme de votre futur répondeur.
Chez ATS Studios, nous accordons de l’importance au contenu autant qu’à la présentation ! C’est pourquoi nos équipes sont disponibles pour vous offrir des conseils et collaborer avec vous pour créer un texte qui correspond parfaitement à votre entreprise.
Ensuite vient le choix de la musique, lui aussi primordial pour refléter l’image de votre entreprise et mettre en confiance vos appelants.
Pour personnaliser votre messagerie vocale, voici quelques conseils à adopter :
La première question que vous posera votre conseiller ATS sera assurément : « Quel est le but de votre futur message ? »
Selon la nature de votre objectif, votre type d’appelant ainsi que votre structure et son fonctionnement, il vous faut adapter le ton et la forme de votre futur message répondeur. S’agit-il d’inciter les gens à ne pas vous laisser de message vocal, ou bien l’inverse ? De leur faire découvrir votre nouveau site internet, ou vos réseaux sociaux ? De les informer de vos changements d’horaires selon les saisons ? Optez toujours pour une introduction claire et concise, puis selon vos réponses, ajoutez vos heures d’ouverture, un site web, une adresse mail, un numéro d’astreinte ou d’urgence…
Quelle que soit votre intention de départ, il existe une forme de message adaptée à votre demande, et nous sommes là pour vous aider à la trouver !
Un autre point que votre conseiller ATS soulèvera est la question du langage, c’est-à-dire le ton et le vocabulaire que vous souhaitez employer.
Vous vous en doutez, il est préférable d’évitez les jargons et les termes techniques qui pourraient confondre vos appelants. Préférez plutôt un vocabulaire clair et efficace, que vous pouvez agrémenter de votre marque de fabrique si vous souhaitez vous rapprocher de vos appelants. Un slogan, une phrase d’accueil originale ou un au revoir chaleureux sont des éléments très simples qui peuvent faire la différence sans rien enlever à votre professionnalisme !
Une fois votre futur répondeur rédigé, nos équipes s’assureront que votre message vocal est facile à comprendre pour un non-initié et qu’il transmet bien le ton que vous souhaitez sans quiproquo.
Lorsque vous avez préparé votre message, vous êtes parti du principe que vos appelants allaient l’entendre jusqu’au-bout : il faut maintenant faire en sorte qu’ils écoutent tout ! Votre conseiller ATS vous le dira, la question de la durée est primordiale.
Vos appelants vous contactent afin de vous parler, et s’ils comprennent que c’est impossible, ils auront vite tendance à raccrocher. A vous de veiller à ce que votre message soit suffisamment efficace pour que vos appelants aient eu toutes les informations dont ils avaient besoin avant même de songer à raccrocher.
Cette étape est probablement l’une des plus complexes. A quelle durée se limiter ? Quel nombre de mots ? Vaut-il mieux renvoyer les appelants sur un site internet pour des informations plus détaillées ? Est-il nécessaire de donner l’intégralité des informations de contact ? Chaque situation est unique et nécessite de s’adapter, c’est pourquoi nous sommes là pour vous faire profiter de notre expertise sur cette étape cruciale !
Détrompez-vous ! Si c’est probablement la partie la plus agréable, ce n’est pas la partie la plus simple dans la création de votre répondeur !
Le choix de la musique, comme celui du langage, tient compte de vos objectifs, votre société et chacun des critères évoqués précédemment. Les goûts ne se discutent pas, votre choix ne sera pas pire ou meilleur qu’un autre. Toutefois la musique apporte une seconde lecture à votre message de répondeur qui va marquer l’appelant. Diffuser votre texte avec en fond le morceau bien connu de Survivor « Eye of the Tiger », ou préférer la fameuse « Sirba » de Vladimir Cosma n’aura pas le même impact.
Une autre question vient se poser quant aux droits d’auteurs. ATS Studios vous propose de faire votre choix parmi les musiques d’artistes et chanteurs connus impliquant une redevance annuelle à la SACEM-SCPA, ou bien dans notre bibliothèque référençant plus de 1200 morceaux libre de droits exonérés de frais supplémentaires. Vous trouverez davantage d’informations sur les droits des auteurs et des artistes dans notre article : Droits SACEM & SCPA : suis-je concerné ?
Enfin, n’oubliez pas de le mettre à jour régulièrement en fonction de l’évolution de votre structure : vos changements d’horaires, vos ouvertures ou fermetures exceptionnelles, votre nouveau site web… Et afin d’avoir toujours un message au goût du jour, veillez à changer de musique selon les périodes de l’année.
Ne perdez jamais de vue votre public-cible ainsi que l’image que vous souhaitez donner de votre entreprise lors de la personnalisation de votre message de répondeur.
En résumé…
Concevoir un message répondeur personnalisé relève bien du travail d’expert créatif et demande une multitude de réflexions. C’est pour cette raison que ATS STUDIOS est votre partenaire pour les messages téléphoniques et met sa créativité à votre service.
Un message répondeur téléphonique bien conçu est bien plus qu’un simple enregistrement vocal. C’est une occasion de montrer votre personnalité, de communiquer efficacement et de laisser une impression mémorable sur ceux qui essaient de vous contacter.
Le Service Clients d’ATS STUDIOS mettra son imagination à votre disposition tout en gardant à l’esprit le professionnalisme nécessaire à votre activité.
Pour votre message, vous pouvez utiliser une voix chaleureuse et accueillante pour donner une touche personnelle. Choisissez des éléments musicaux appropriés en arrière-plan pour rendre la diffusion agréable.
N’oubliez pas d’inclure des instructions claires pour permettre aux appelants de laisser un message ou de rappeler pendant vos heures d’ouverture.
Pour votre entreprise, l’importance d’un message répondeur et son impact sur votre image de marque ne peut être sous-estimée.
En suivant les conseils d’ATS STUDIOS, vous serez en mesure d’obtenir un message répondeur téléphonique captivant, professionnel, et qui laissera une impression positive sur vos appelants, qu’ils soient clients, prospects, patients, partenaires ou collaborateurs futurs et actuels.
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