La checklist pour réussir vos messages répondeurs professionnels
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Cet article se lit en 3 minutes 40 environ, autant de temps que si vous écoutiez Mr.Brightside de The Killers.
L’avènement des nouvelles technologies de communication incite les prospects et clients à vous contacter par écrit. Formulaire de contact, réseaux sociaux, e-mail… les outils ne manquent pas. Pourtant, le téléphone reste un canal de prédilection. En effet, communiquer par oral offre plus de simplicité et de rapidité, ainsi qu’une dimension humaine appréciée. Au-delà de votre attente téléphonique, soignez votre répondeur professionnel. Vous ne pouvez vraisemblablement pas être disponible à toute heure pour décrocher à chaque appel. Un message répondeur bien conçu améliorera votre image de marque et aidera à transmettre des informations importantes, avant même que vous n’ayez échangé avec votre appelant.
Découvrez LA checklist pour réussir votre message, en fonction de l’objectif et de la nature de votre répondeur téléphonique.
Qu’est-ce qu’un répondeur ?
Le message répondeur téléphonique est la seule impression que vous laissez lorsque votre entreprise est fermée. C’est une occasion de communiquer des informations essentielles, de fournir des instructions claires et d’exprimer votre professionnalisme, même durant une absence.
Pour se démarquer, il est important de créer un message répondeur original. Une fois que vous avez listé toutes les informations à faire figurer dans votre message, il reste encore à travailler la forme de votre futur répondeur.
Le message répondeur professionnel classique
Durée d’un message répondeur professionnel classique
Entre 20 et 30 secondes
Au-delà de 30 secondes, l’appelant risque de raccrocher avant de laisser son message. Le téléphone doit rester un moyen de communication rapide et efficace.
Structure idéale
Votre message de répondeur professionnel classique est diffusé lorsque l’entreprise est fermée hors horaires ouvrés et pendant la fermeture annuelle. .
Mais pour qu’il soit efficace, il doit contenir 4 éléments essentiels :
- Rassurer : confirmez au correspondant qu’il appelle le bon numéro de téléphone.
- Accueillir : rappelez les jours et les heures d’ouverture du secrétariat.
- Communiquer : proposez au prospect ou client de consulter le site internet. Il peut fournir des réponses attendues.
- Conclure : invitez votre correspondant à laisser son message, ou à rappeler aux heures d’ouverture.
Le message répondeur professionnel de dissuasion
Durée d’un message répondeur professionnel de dissuasion
Entre 8 et 12 secondes
Ce type de message doit être encore plus court qu’un répondeur classique. On recommande souvent de ne pas dépasser les 15 secondes. L’objectif est simplement de donner une information essentielle et amener rapidement au signal sonore.
Structure idéale
Ce type de répondeur est diffusé lorsque l’entreprise est fermée à titre exceptionnel – problèmes techniques, notamment – et que l’appelant ne peut laisser de message. I peut être utilisé pour indiquer que la ligne n’est donc pas surveillée ou pour filtrer certains appels.
- Convaincre le correspondant de rappeler ultérieurement.
- Confirmer qu’il appelle le bon numéro, et indiquer brièvement les raisons de votre indisponibilité.
- Utiliser la formule appropriée pour l’inciter à vous rappeler dès la réouverture du service.
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Le message répondeur professionnel GSM personnalisé
Durée d’un message répondeur professionnel de dissuasion
Entre 12 et 20 secondes
Contrairement au répondeur classique, ce message doit être encore plus court.
On recommande souvent de ne pas dépasser les 15 secondes. L’objectif est simplement de donner une information essentielle et amener rapidement au signal sonore.
Structure idéale
Il est diffusé dès que vous êtes indisponible – en congés, en rendez-vous… Si un appelant cherche à vous joindre mais que vous ne pouvez pas répondre, il pourra vous laisser un message grâce à votre répondeur GSM.
- Comme le message répondeur classique, la messagerie de votre téléphone portable professionnel doit accueillir et informer. Délivrez des renseignements utiles, en adoptant un ton cordial en adéquation avec les valeurs de l’entreprise.
- Véhiculez une image professionnelle. À cet effet, il est primordial d’harmoniser toute la flotte mobile de l’entreprise, et de transmettre de l’information homogène. Une même musique et une voix professionnelle permettent une identification immédiate de votre entreprise et améliorent l’image de vos collaborateurs.
Et si on écoutait un exemple ?
En résumé
Un message répondeur professionnel bien conçu relève du travail d’expert créatif et demande une multitude de réflexions. L’objectif du message varie en fonction de la nature du répondeur professionnel et de ses fonctions. C’est une occasion de communiquer efficacement et de laisser une impression positive.
Pour être sûr de diffuser le bon message au bon moment, de véhiculer la bonne image et d’augmenter vos chances de conclure de nouvelles ventes, faites-vous accompagner par des professionnels de la communication sonore.
