Créer et mettre à jour un message d’attente téléphonique : les incontournables de l’année !

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Transformer l’attente téléphonique en un levier de satisfaction client, c’est tout un art. Face à des appelants toujours plus exigeants, créer un message d’attente téléphonique efficace est essentiel pour toute entreprise qui souhaite offrir le meilleur accueil possible. Lorsqu’une personne appelle et doit patienter quelques instants avant qu’un conseiller soit disponible, votre message joue un rôle clé : il assure une bonne compréhension, rassure et valorise votre image. En quelques secondes, il peut donner envie de découvrir vos services et renforcer la confiance des appelants envers votre société.
Loin d’être un simple intermédiaire entre un appelant et son interlocuteur, le message d’attente téléphonique se transforme en un véritable outil de communication. Il capte l’attention, fait écouter vos informations importantes et crée une ambiance cohérente avec votre marque. Il s’agit d’un atout stratégique pour toute entreprise qui souhaite laisser une impression positive dès le premier appel.

Pourquoi utiliser un message d’attente téléphonique ?

L’importance du message d’attente est souvent sous-estimée. Pourtant, il s’agit d’une vitrine importante pour votre entreprise : vos clients l’écoutent avant même d’échanger avec vos équipes. Message de courtoisie, événementiel ou promotionnel… Les exemples de messages d’attente sont nombreux. Bien conçus, ils deviennent des outils stratégiques qui permettent d’informer sur l’entreprise et de projeter une image de marque professionnelle et soignée.

Comment créer un message d’attente téléphonique efficace ?

Derrière sa simplicité apparente, l’accueil téléphonique doit combiner clarté, professionnalisme et cohérence avec votre identité de marque. Pour optimiser votre message, plusieurs ingrédients sont à prendre en compte.

Les éléments d’un bon message d’attente

Un texte trop long perd l’attention de vos interlocuteurs, alors qu’une formulation courte et impactante augmente son efficacité. Avant d’enregistrer le message, voici un conseil simple pour un texte efficace : privilégiez un ton positif, qui montre que votre société fait le maximum pour répondre rapidement et réduire le temps d’attente.

Sélectionner la musique et la voix

Choisir une musique d’attente adaptée est primordial, car elle influence directement l’état d’esprit de vos appelants. Elle doit être en phase avec la saison, l’événement ou le message diffusé. Un morceau dynamique conviendra pour une promotion, tandis qu’une mélodie douce et chaleureuse accompagnera parfaitement les vœux de fin d’année. À vous de trouver la musique d’attente adaptée ! La voix joue elle aussi un rôle essentiel. Elle doit refléter l’image de votre entreprise : chaleureuse, souriante, posée, dynamique… À vous de l’accorder à votre univers. 
En plus de soigner le ton et la voix, il est important de garantir une qualité audio irréprochable. Un son mal enregistré ou saturé donnera immédiatement une impression négative.

Soigner la cohérence avec les autres communications

Un message d’attente téléphonique doit s’inscrire dans votre stratégie globale de communication. Alignez vos annonces avec vos campagnes d’emailing ou vos actions publicitaires. Cette cohérence augmente l’impact de vos messages et renforce la mémorisation. Exemple : une promotion relayée par newsletter et sur votre site peut être également annoncée à vos appelants. L’information est entendue, vue et lue, ce qui augmente son efficacité.

Valoriser vos engagements et votre expertise

Le message d’attente est aussi un support pour affirmer ce qui fait la singularité de votre entreprise. C’est l’occasion de mettre en avant vos engagements durables, votre expertise sectorielle ou les labels de qualité obtenus. Ces messages renforcent la confiance de vos interlocuteurs et montrent que votre société ne se limite pas à vendre des produits, elle véhicule aussi des valeurs.

Mise à jour de votre attente téléphonique : les évènements phares

Chaque année est jalonnée de moments clés qui rassemblent entreprises et consommateurs autour d’évènements incontournables. En personnalisant votre message en fonction du calendrier, vous engagez vos clients tout en renforçant votre lien avec eux.

Les fêtes de fin d’année: une ambiance chaleureuse et festive

Exemple :

Noël et le Nouvel An sont synonymes de joie et de partage. Profitez de cette période pour diffuser un message chaleureux :

• Ajoutez une musique entraînante et festive qui rappelle l’esprit des fêtes.
• Adressez vos vœux de fin d’année pour renforcer la proximité avec vos clients.
• Informez sur vos horaires exceptionnels si votre entreprise ferme durant les fêtes.

Les jours fériés: anticiper et informer

Exemple :

Les jours fériés sont souvent synonymes de ponts et de fermeture temporaire des entreprises. Ne laissez pas vos appelants dans l’incertitude :

• Annoncez clairement vos horaires d’ouverture et de fermeture.
• Optez pour un ton léger et bienveillant pour rendre votre message plus agréable.
• Restez accessible en dirigeant vos clients vers votre site ou un contact alternatif.

Pour aller plus loin: Choisir l’identité sonore qui résonnera avec votre public !

Les soldes et le Black Friday : une opportunité de vente à ne pas manquer

Exemple :

Les périodes de promotions sont idéales pour capter l’attention de vos appelants et booster vos ventes.

• Utilisez une musique dynamique et rythmée pour renforcer l’excitation du moment.
• Annoncez clairement vos offres et remises exceptionnelles.
• Redirigez vos clients vers votre site ou votre magasin physique.

Les salons et foires : attirez du monde sur votre stand

Exemple :

Les salons sont parfaits pour agrandir votre cible et attirer des publics différents. C’est aussi l’occasion de rencontrer des clients. L’événement sera peut-être l’occasion de susciter de nouveaux intérêts, et de déclencher un acte d’achat… Salon de l’Agriculture, Equita Lyon, Mondial de l’Automobile, Foire de Paris, certains salons et foires annuels, pourtant spécifiquement dédiés à une activité, réunissent des professionnels de nombreux secteurs.

• Choisir une musique entraînante et engageante.
• Générer du trafic qualifié, attirer des visiteurs pertinents pour le secteur.
• Valoriser votre expertise et développer votre réseau.

Personnalisation avancée : exploiter les évènements sectoriels

Au-delà des grands événements nationaux, certaines dates sont particulièrement propices à la mise en avant de votre activité.

• Restaurant, crêperie : la chandeleur est une occasion en or
• Fleuriste, bijouterie, chocolatier : misez sur le 14 février, la célèbre Saint-Valentin
• Bar, café : annoncez vos soirées spéciales, par exemple la Saint-Patrick ou la fête de la musique
• Institut, parfumerie : boostez vos ventes pour la fête des mères et des pères
• Confiserie, magasin de costumes : misez sur Halloween, Mardi Gras
• Cinéma, théâtre : profitez du printemps du cinéma, et des évènements culturels tels que le festival Lumière ou festival de Cannes

Ces occasions sont idéales pour personnaliser l’attente téléphonique et montrer à vos clients que votre entreprise évolue au rythme de leur quotidien.

La régularité : une composante essentielle

Diffuser la même annonce pendant des mois risque de lasser vos appelants réguliers. À l’inverse, adapter le message au fil des saisons reflète une société attentive et soucieuse de sa relation client. Mettre à jour votre message tous les trimestres, voire chaque mois selon vos différentes actualités ou les événements calendaires, présente plusieurs avantages :

• Éviter la lassitude des clients qui appellent souvent
• Maintenir une image professionnelle, en montrant que chaque détail de l’accueil est soigné
• Relayer vos actions de communication de manière cohérente
• Créer de la connivence : vos clients comprennent que vous prenez le temps de leur adresser un mot actualisé, en phase avec la période.

L’attente téléphonique doit être mise à jour au fil des évènements pour jouer son rôle de vecteur de communication et d’émotion.

Transformez votre message d’attente en une expérience client positive

Quelques secondes suffisent pour transmettre des messages vocaux engageants et écourter agréablement l’attente perçue. Ne laissez plus vos appelants face à des messages génériques et impersonnels. Profitez de chaque appel pour renforcer la relation avec vos interlocuteurs et marquer les esprits de manière positive.