Quelles mises à jour de message d’attente téléphonique ? Les incontournables de l’année !

Transformer l’attente téléphonique en une expérience client positive : un pari audacieux ? L’exercice est sans doute périlleux, mais le jeu en vaut largement la chandelle. Soit, vos appelants sont pressés et exigeants, ils veulent un interlocuteur immédiatement disponible et une réponse ciblée. La patience est d’autant moins de mise à une époque où l’instantanéité règne en maître… Pourtant votre message d’attente peut les surprendre, et dans le bon sens ! L’objectif : capter l’attention, et diffuser de l’information à forte valeur ajoutée.

Comment procéder ? Envisagez votre attente téléphonique comme un outil d’accueil et de communication.

L’année est rythmée par l’actualité : des événements incontournables quel que soit votre secteur d’activité, mais également des événements phares pour votre entreprise. Autant d’occasions de personnaliser votre accueil téléphonique en fonction de votre cible. Découvrez les meilleures mises à jour à effectuer pour gagner en satisfaction client !

Mise à jour de votre attente téléphonique : les incontournables

Certains événements annuels concernent toute la population, professionnels et consommateurs confondus. A ces occasions, le pays tout entier célèbre la fête ! L’émulation, vecteur d’émotions, crée un lien fort… C’est le moment de faire participer votre entreprise à ce rassemblement national, en diffusant un message d’attente à la fois positif et informatif. Pour servir vos intérêts, et pour contribuer à susciter l’émotion en plaçant l’humain au cœur de votre communication.

Parmi les événements annuels incontournables, pour toutes les entreprises :

Les fêtes de fin d’année

Il s’agit sans doute du point culminant de l’année. C’est à cette époque que la plupart des Français prennent des vacances, et s’affairent à préparer Noël et le Nouvel An dans une atmosphère de magie et de convivialité. Participez à cet entrain ! Quelles mises à jour pour votre attente téléphonique ?

• Jouez une musique joyeuse et entraînante, qui rappelle les bons sentiments exprimés pendant les fêtes de fin d’année.
• Enregistrez vos vœux ! Vos prospects et clients sont touchés par cette attention purement désintéressée, vous tirez parti de la dimension humaine de votre entreprise.
• Présentez vos projets pour l’année à venir. Réaffirmez vos valeurs, vos engagements, en adoptant une dynamique tournée vers l’avenir.
• Diffusez l’information utile. Vous fermez l’entreprise quelques jours pour fêter Noël ? C’est l’occasion de prévenir vos clients et prospects.

Exemple de mise à jour d’attente téléphonique à l’occasion des fêtes de fin d’année :  » L’esprit féerique des fêtes de fin d’année s’invite au Bristol Genève. Le chef de cuisine et sa brigade ont redoublé d’inventivité pour vous faire passer des moments inoubliables à Côté Square lors de cette période festive et magique.

En espérant avoir le plaisir de vous accueillir, nous vous souhaitons d’excellentes fêtes de fin d’année et vous remercions de votre confiance et fidélité. »

Les jours fériés

Les jours fériés comptent parmi les jours préférés des Français ! Une parenthèse reposante dans leur train de vie effréné, l’occasion de se retrouver en famille ou de s’évader du quotidien quelques jours – pour ceux qui font le pont.

Votre entreprise ferme quelques jours ? Informez-en vos appelants. Et n’oubliez pas : en véhiculant de l’émotion, vous tirez parti d’un message d’attente d’autant mieux reçu par votre prospect ou client. Au moment d’enregistrer votre mise à jour, misez sur une musique joviale, et adoptez un ton léger et bienveillant. Déclinez vos jours et horaires exceptionnels d’ouverture et de fermeture peut ne pas être rébarbatif, pensez-y !

Les soldes et le Black Friday

Certains consommateurs attendent la période des soldes avec impatience, et le Black Friday peut même être un motif suffisant pour poser un RTT. Ralliez votre entreprise à cet engouement général !

La mise à jour de votre attente téléphonique, à cette occasion, poursuit 2 objectifs :

1. Participer à l’effervescence ambiante : diffusez une musique dynamique et rythmée.
2. Communiquer sur vos offres en cours : vos clients et prospects seront intéressés à connaître vos promotions exceptionnelles, votre entreprise augmente ses chances de réaliser des ventes…

Les salons et foires

Salon de l’Agriculture, Equita Lyon, Mondial de l’Automobile, Foire de Paris… certains salons et foires annuels, pourtant spécifiquement dédiés à une activité, réunissent des professionnels de nombreux secteurs. Il n’est pas étonnant de retrouver au Salon de l’Agriculture un stand de producteur de vin à côté d’un stand de fournisseur d’outils de jardin. De même, se côtoient à la Foire de Paris des professionnels de l’ameublement et de la décoration et des entreprises de domotique.

Vous êtes exposant sur un salon ? Mettez à jour votre message d’attente, en communiquant sur votre présence.

Exemple : « Vous cherchez un camping car ? Allez faire un tour chez STARTERRE, votre spécialiste des fourgons aménagés et du camping car ! (…) STARTERRE, c’est des véhicules neufs et occasions au meilleur rapport qualité prix. (…) STARTERRE est également présent au salon du camping car à Eurexpo du 15 au 23 octobre.».

Vos clients et prospects envisageront d’autant plus de venir vous y retrouver. L’événement sera peut-être l’occasion de susciter de nouveaux intérêts, et de déclencher un acte d’achat…

 Demande de rappel

Personnalisation de votre message d’attente : les événements opportuns

Certains événements nationaux, bien que de moindre envergure, adressent parfaitement votre secteur d’activité spécifique. A ces occasions, profitez de votre attente téléphonique pour réaliser des ventes !

Recensez toutes les fêtes annuelles, et cherchez dans quelle mesure vous pouvez en tirer parti pour votre entreprise. Quelques exemples d’opportunités commerciales évidentes :

• La Chandeleur est un tremplin pour les restaurants, et d’autant plus pour les crêperies.
• La Saint-Valentin remplit les boutiques des fleuristes, les bijouteries et les chocolateries.
• Mardi Gras et Halloween font la part belle aux magasins de déguisements.
• La Saint Patrick et la Fête de la Musique sont célébrées dans les bars et les cafés.
• La Fête des Mères, des Pères et des Grands-Mères rassemble enfants et petits-enfants dans les parfumeries, les spas et centres de bien-être…
• Pâques est un événement culminant pour les chocolatiers.
• Les événements sportifs, Roland Garros ou le Tour de France par exemple, font naître des vocations, et les équipementiers sportifs en récoltent les bénéfices.
• En période d’élections présidentielles, les mairies sont considérablement sollicitées. Exemple de mise à jour de message d’attente : « Vous venez d’arriver à Bellevue ? vous venez d’obtenir la nationalité française ? Vous pouvez vous inscrire sur les listes électorales pour obtenir votre carte électorale. Vous pouvez vous inscrire jusqu’au 4 mars 2022. Nous vous rappelons la date des élections : le 1^er tour se tiendra le 10 avril 2022 et le 2^ème tour le 24 avril 2022. »
• Tout autre événement saisonnier en lien avec votre activité. Exemple de mise à jour de message d’attente :  « En fer à cheval, en guidon, à l’impérial, en brosse à dent, à la gauloise, à la mexicaine…  Honneur aux moustachus chez O’Connors avec la soirée Moustache le samedi 26 Novembre ! réservez votre soirée ! Et n’oubliez pas Movember c’est le mois de la moustache au O’Connors ! Soirée à thème, concerts, événements sportifs…. retrouvez tout l’agenda complet des soirées O’Connors en quelques clics sur le 3w.oconnors-pubs.com rubrique événements ! »

Au-delà de ces évidences, les fêtes peuvent être détournées de leur vocation initiale, pour servir les intérêts économiques d’entreprises indirectement concernées.

Quel que soit votre secteur d’activité, vous pouvez ainsi profiter de la Saint-Valentin, de la Fête des Mères, des Pères et des Grands-Mères pour vendre vos produits ou services. La mise à jour de votre attente téléphonique vous permet par exemple de suggérer une offre commerciale comme une merveilleuse idée cadeau à l’être aimé…

1^er reflet de l’image de votre entreprise, l’attente téléphonique doit être mise à jour au fil des événements pour jouer son rôle de vecteur de communication et d’émotion. Diffusez une information ciblée sur vos actions et l’actualité de votre entreprise. Enregistrez un message empreint de connivence et de dynamisme. Résultat : vous transformez votre message d’attente en une expérience client positive. N’hésitez pas à contacter nos conseillers, disponibles pour vous accompagner dans la mise en œuvre de votre médiaplanning.