Les 5 incontournables pour un message répondeur efficace
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À l’ère des communications modernes, de nouvelles façons de connecter les entreprises à leur clientèle émergent, comme les webinaires ou les chat-bots, disponibles 24/7. Pourtant, un message de répondeur efficace reste incontournable pour garantir une relation client de qualité, même en cas d’indisponibilité. Découvrez comment et pourquoi ce simple outil peut devenir un atout stratégique pour votre entreprise.
Malgré ces avancées majeures, le téléphone demeure un moyen privilégié pour de nombreuses personnes. En effet, la communication verbale est souvent plus directe et efficace pour résoudre une problématique. Toutefois, elle présente un inconvénient majeur : l’exigence que les deux parties soient disponibles simultanément.
Dans un marché extrêmement compétitif, il est essentiel pour les entreprises de rester accessibles à leurs clients ou prospects. La mauvaise gestion d’une période d’indisponibilité, même courte, peut avoir des conséquences néfastes, notamment la détérioration de la réputation de l’entreprise, la frustration des clients et même la perte d’une part de la clientèle. Le paradoxe est qu’il est impossible pour une entreprise et ses collaborateurs d’être constamment disponibles jour et nuit. Toutes les lignes peuvent être occupées, les bureaux peuvent être fermés, les employés en clientèle ou en déplacement…
C’est pourquoi la mise en place d’un message de répondeur lorsque vous êtes indisponible revêt une importance cruciale. Dans cet article, nous partagerons les 5 éléments indispensables pour créer un message de répondeur personnalisé optimal.
1. Donnez une bonne impression dès le départ avec votre message de répondeur
Votre collaborateur n’est pas disponible ; il ne décroche pas son téléphone. Si votre client tombe sur son répondeur, il sera forcément déçu. En effet, il a appelé avec une raison valable, que ce soit pour poser une question ou résoudre un problème, mais se trouve alors confronté à sa préoccupation « seul », sans pouvoir interagir avec une personne en chair et en os.
Aussi est-il essentiel, lors de l’enregistrement de votre message de répondeur, d’utiliser des formules de politesse pour atténuer au maximum sa frustration. Même si son besoin reste en suspens, cette approche lui permettra de conserver une image positive de votre entreprise, plutôt que de penser que vous êtes constamment injoignable, voire pire, que vous évitez délibérément ses appels.
De plus, il est crucial d’éviter les messages trop longs, car des appelants agacés pourraient raccrocher avant la fin du message ou avant même d’avoir la possibilité de laisser un message vocal.
Soyez bref, précis, et maintenez un ton professionnel, car l’image de votre entreprise est en jeu.
2. Rassurez vos appelants avec des mots simples
Un message de répondeur professionnel personnalisé doit transmettre des informations simples et rassurantes.
Pour votre ligne fixe le message de votre entreprise doit par exemple mentionner :
- Le nom de votre société
- Les horaires d’ouverture ou d’accueil du standard
- Une alternative pour vous contacter (mail, site internet)
- Le motif de la fermeture et sa durée si c’est celle-ci est exceptionnelle (congés, travaux…)
- Un numéro à joindre en cas d’urgence, si nécessaire
Pour votre ligne mobile professionnelle, le message est généralement plus succin et mentionne :
- Le nom de votre société
- Le nom/le poste du collaborateur à qui correspond ce numéro
- Un autre biais de contact (mail, site internet)
Attention ! Si le nom de votre société, le vôtre ou celui de votre collaborateur est manquant, l’appelant pourrait penser qu’il s’est trompé de numéro. Il est primordial de lui confirmer que vous avez bien pris en compte sa tentative de contact, et que quelqu’un le recontactera bientôt pour répondre à son besoin.
3. Utilisez une musique appropriée
Pour être efficace, un message de répondeur professionnel doit s’inscrire dans votre stratégie de communication globale. L’objectif principal est de véhiculer une image cohérente et positive de votre marque. En développant une identité sonore distinctive et mémorable, vous permettez à vos clients de vous reconnaître plus facilement et de vous distinguer de vos concurrents.
La musique joue un rôle essentiel dans ce processus, car elle a un impact cognitif significatif. En tant que véhicule d’émotions, elle suscite la curiosité de l’appelant, le met dans une disposition favorable et contribue à réduire sa frustration. Une musique d’attente bien choisie peut créer une expérience agréable pour l’appelant, renforçant ainsi la perception positive de votre entreprise et la communication de votre identité sonore.
4. Un message de répondeur avec une voix off mémorable
La voix de votre répondeur professionnel est tout aussi cruciale que la musique et le contenu de votre message. Elle a le pouvoir de transmettre des émotions et de façonner l’image de votre marque. Cependant, trouver le timbre de voix parfait avec le rythme idéal pour délivrer le message exactement comme vous le souhaitez peut-être un défi.
La solution ? Se tourner vers un comédien professionnel ! Cet expert de la voix saura transmettre votre intention de la façon la plus appropriée. En plus de cela, il vous permettra d’assurer une uniformité et une harmonie dans les messages répondeurs professionnels de votre entreprise.
En résumé, investir dans un comédien professionnel pour la voix de votre répondeur professionnel est une étape essentielle pour garantir une communication sonore cohérente et mémorable, renforçant ainsi l’image de votre marque.
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5. Equipez tous vos commerciaux d’un message de répondeur mobile personnalisé
Vos commerciaux sont fréquemment en déplacement ou en rendez-vous clientèle, il est compréhensible qu’ils ne soient pas toujours disponibles par téléphone. Cependant, maintenir de bonnes relations avec les clients demeure essentiel, et l’indisponibilité peut avoir un impact négatif sur votre image. La mise en place d’un message de répondeur mobile professionnel joue un rôle crucial dans le maintien de ces relations et la réduction de la frustration de vos clients et prospects.
Équiper l’ensemble de vos équipes de messages de répondeur mobile professionnels présente plusieurs avantages.
Tout d’abord, cela uniformise les procédures, garantissant que chaque appelant reçoive une qualité d’information cohérente et professionnelle. De plus, cela montre à vos interlocuteurs que vous prenez leur appel au sérieux, même lorsque vos collaborateurs ne sont pas disponibles immédiatement.
En résumé, l’utilisation de répondeurs mobiles professionnels contribue à maintenir de bonnes relations client, renforce l’image de votre entreprise et offre une expérience client plus satisfaisante. C’est un outil précieux pour gérer efficacement les appels lorsque vos collaborateurs sont en déplacement.
Pour approfondir le sujet, consultez dès maintenant notre article « 5 bonnes raisons de professionnaliser votre répondeur mobile » !
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Basé sur ce que nous venons d’évoquer, voici ce que pourraient être un répondeur de ligne fixe ainsi qu’un répondeur mobile professionnel, harmonisés sur une même identité sonore !
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Nous vous recommandons également la lecture de cet article : « 5 conseils pour réussir vos messages d’accueil téléphonique »
