Comment créer un médiaplanning pour votre attente téléphonique
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Selon une étude, un centre d’appels, 75 % des appelants patientent en moyenne 45 secondes au téléphone. Si l’attente téléphonique est inévitable, elle peut toutefois être optimisée pour renforcer votre communication sonore et l’image de votre entreprise. Oubliez les répondeurs classiques, les attentes musicales répétitives et les musiques d’ascenseur ! Pour améliorer votre accueil téléphonique et renforcer l’image de votre société, il est recommandé de mettre en place des messages personnalisés. Créer un médiaplanning pour votre attente téléphonique, c’est transformer la contrainte de la « mise en attente » en un véritable vecteur de communication. Découvrez pourquoi et comment le faire.
Pourquoi créer un médiaplanning pour votre attente téléphonique ?
Le choix de votre message d’attente téléphonique est loin d’être anodin. En effet, si votre entreprise reçoit 80 appels par jour, ce message d’attente automatique sera diffusé 20 000 fois, soit environ 187 heures d’écoute sur une année. Un son répétitif qui sera entendu par vos fournisseurs, comptables, banquiers… Mais surtout par vos clients et prospects, qui ne pourront pas raccrocher et seront contraints d’écouter ce vous diffusez.
En optimisant cet espace d’attente grâce à un médiaplanning bien pensé, vous pouvez transformer cette contrainte en un véritable atout.
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En structurant et planifiant les messages diffusés durant l’attente téléphonique, vous assurez une transmission claire et efficace des informations importantes à vos clients. Vous pouvez informer vos appelants sur les horaires, les promotions en cours, les nouveaux services, ou même des conseils pratiques en lien avec votre secteur d’activité ou la période de l’année. Par exemple, vous pouvez programmer des messages spécifiques pour annoncer des fermetures exceptionnelles ou encore le déménagement de vos locaux.
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Une attente téléphonique bien orchestrée peut rendre l’attente plus agréable, réduisant ainsi la frustration des appelants et améliorant leur perception de votre entreprise. En proposant des messages intéressants et pertinents, vous maintenez l’intérêt de vos clients et leur donnez l’impression que leur temps d’attente est plus court. Par exemple, en alternant entre des messages informatifs et des passages musicaux agréables, vous pouvez créer une expérience d’attente plus engageante. Un message d’attente parfait est celui qui fait oublier à l’appelant qu’il est en attente.
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Utiliser cet espace pour informer les clients sur vos produits, services, promotions ou actualités peut stimuler leur intérêt, et potentiellement générer des ventes supplémentaires. C’est une opportunité d’engager vos clients de manière subtile et efficace, en leur présentant ce que votre entreprise a de mieux à offrir. Par exemple, vous pouvez annoncer des offres spéciales, des ventes privées, des événements, la sortie de votre dernier produit… En profitant de ce temps d’attente, vous maximisez chaque interaction avec vos clients et prospects, transformant un moment passif en une occasion active de communication et de marketing.
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Un médiaplanning réfléchi permet de véhiculer une image professionnelle et organisée, renforçant la crédibilité et la confiance des clients envers votre entreprise. Des messages bien conçus et une musique agréable contribuent à créer une ambiance positive et professionnelle qui reflète les valeurs de votre société. Par exemple, en diffusant des messages sur vos engagements sociaux, vos valeurs ou votre histoire, vous pouvez renforcer l’attachement émotionnel de vos clients envers votre marque.
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Comment créer un médiaplanning pour votre attente téléphonique ?
Créer un médiaplanning efficace nécessite une planification minutieuse et une bonne compréhension de vos objectifs de communication. Voici les étapes à suivre :
Identifier vos objectifs
Déterminez ce que vous souhaitez accomplir avec vos messages d’attente téléphonique. Cela peut inclure la promotion de nouveaux produits, l’information sur des événements à venir, ou simplement l’amélioration de l’expérience client. Posez-vous la question suivante : quelle information voulez-vous que vos clients retiennent ?
Segmenter les messages
Divisez les messages en fonction de leur nature et de leur importance. Par exemple, les messages d’accueil, les informations sur les services, les promotions, l’agenda de vos événements… peuvent être séparés pour une diffusion équilibrée. Cela permet de garder un flux d’information cohérent et varié qui maintient l’intérêt des appelants.
Planifier la diffusion
Établissez un calendrier de diffusion des messages. Alternez les types de messages pour maintenir l’intérêt des appelants et éviter la répétition excessive. Un bon calendrier de diffusion assure que les messages importants sont régulièrement diffusés, sans devenir redondants.
Adapter le contenu
Assurez-vous que le contenu des messages est pertinent, concis et engageant. Utilisez un langage clair et accessible, et adaptez le ton en fonction de votre public cible. Les messages doivent être suffisamment courts pour ne pas ennuyer les appelants, mais suffisamment informatifs pour être utiles.
Intégrer la musique
La musique joue un rôle crucial dans l’attente téléphonique. Choisissez des morceaux qui reflètent l’identité de votre entreprise et qui peuvent alterner avec les messages pour maintenir l’attention des appelants. Une musique agréable et en phase avec votre image de marque peut grandement améliorer l’expérience d’attente.
Tester et ajuster
Une fois le médiaplanning mis en place, surveillez les retours des clients et analysez son efficacité. Soyez prêt à ajuster les messages et leur fréquence en fonction des retours et des besoins évolutifs de votre entreprise. N’hésitez pas à faire des ajustements réguliers pour optimiser l’impact de votre communication et ne pas tomber dans la redondance.
Pour aller plus loin: « Quelles mises à jour de message d’attente téléphonique, les incontournables de l’année »
Créer un médiaplanning pour votre attente téléphonique avec ATS Studios
Mettre en place un médiaplanning pour votre espace d’attente téléphonique permet de renouveler sans cesse l’intérêt de vos clients. Il constitue un véritable levier de performance pour votre communication sonore. Cette démarche vous aide à aligner votre communication avec vos valeurs et à maintenir la cohérence de votre image de marque. Mais vous permet aussi de vibrer au rythme de vos actualités.
Les conseillers ATS Studios vous accompagnent dans la conception de votre plan média. Durant toute la durée du partenariat, vous bénéficiez d’un conseiller médiaplanning. Conseiller qui gère vos campagnes en fonction des événements que vous souhaitez mettre en avant. Grâce à notre expertise, nous écrivons des textes rythmés et positifs et proposons des musiques issues de notre catalogue musical. Nous veillons à la cohérence avec votre image de marque, le message véhiculé, la saison, la cible visée, l’actualité à promouvoir etc. Les annonces sont ensuite enregistrées dans nos studios par des comédiens professionnels. Chaque message ayant une durée de vie limitée. Votre conseiller médiaplanning assure un suivi personnalisé et propose régulièrement de nouveaux messages d’attente téléphonique selon vos besoins.
Ne laissez pas l’attente téléphonique devenir une simple pause pour vos clients. Transformez-la en une opportunité de communication efficace et engageante avec ATS Studios.
Contactez-nous dès aujourd’hui pour créer un médiaplanning sur-mesure et faire de chaque attente un moment valorisant pour votre entreprise.
