Le message d’accueil SVI (ou Serveur Vocal Interactif) est un élément clé de votre communication : il guide les utilisateurs et distribue les appels au sein de votre entreprise. Dès le départ, vous allez les orienter vers le bon service en les invitant à choisir la touche correspondante.
Un message soigneusement élaboré contribuer à rehausser votre image de marque et à transmettre des informations importantes, avant même le début de votre conversation avec votre interlocuteur. Découvrez comment nous élaborons quotidiennement des messages de Serveur Vocal Interactif uniques, professionnelset mémorables pour vous.
Qu’est-ce qu’un SVI ?
L’objectif du message d’accueil téléphonique de SVI (ou Serveur Vocal Interactif) est d’accueillir tout en répartissant les appels au sein de votre structure, vers différents services ou interlocuteurs. Dans un monde où les services automatisés jouent un rôle crucial, les SVI sont devenus une partie intégrante de nombreuses sociétés.
Voici quelques exemples de réalisations :
Piscines Desjoyaux / Winterhalter
Le message de Serveur Vocal Interactif est souvent le premier point de contact entre une entreprise et ses clients. Il joue un rôle essentiel dans l’impression initiale que les utilisateurs ont de l’entreprise et peut influencer leur perception globale de ses services.
L’appelant a-t-il composé le bon numéro ?
Vous annoncez clairement votre nom.
Quel est l’objet de sa demande ?
Vous lui proposez différents motifs d’appels.
Un message bien conçu donne une image professionnelle et accueillante, tandis qu’un message confus ou peu clair peut engendrer de la frustration chez les utilisateurs. Un message de Serveur Vocal Interactif bien formulé guide les utilisateurs de manière efficace et les aide à naviguer dans les différentes options disponibles.
Un message d’accueil doit être concis, clair et facile à comprendre. En effet, en fournissant des instructions étape par étape, il permet aux utilisateurs de sélectionner rapidement l’option qui répond le mieux à leurs besoins, améliorant ainsi leur expérience globale.
Chez ATS Studios, nous savons que l’élaboration d’un message de SVI mémorable est important dans le parcours client. C’est pour cette raison que nos équipes mettent leur savoir-faire à votre service dans la conception de ce futur accueil.
Il y a ensuite le choix de la musique, tout aussi essentiel pour véhiculer la bonne image de votre entreprise dès le départ et instaurer la confiance chez vos appelants.
Pour réaliser votre message d’accueil téléphonique de Serveur Vocal Interactif, voici quelques conseils à suivre :
Comme pour tout message d’accueil, il est essentiel de prendre en compte votre public-cible. Il s’agit ensuite d’adapter le ton et le langage en conséquence, en veillant à toujours donner des indications claires et concises sans utiliser des jargons ou termes techniques complexes.
Il est aussi important de prendre en compte votre structure et l’objectif de ce message de Serveur Vocal Interactif. Ce dernier va distribuer vos appels au sein de la société, le but étant de faciliter votre travail. Attention donc à bien réfléchir en amont à votre organisation vis-à-vis des futures demandes : quel service pour quelle demande ?
Un message efficace implique que ce dernier soit clair et concis, c’est-à-dire qu’il ne contienne que des informations essentielles que votre appelant doit avoir dès à présent. Il doit commencer par une salutation courte et conviviale, suivie du nom de l’entreprise pour que le client sache qu’il est bien au bon numéro. Par la suite, les options disponibles doivent être énoncées clairement, en utilisant des termes simples et compréhensibles.
Votre conseiller ATS vous le dira : toute information importante mais non-essentielle sera certainement très utile dans votre futur message d’attente !
Si les choix de votre message de SVI peuvent aller de 1 à 9, il est recommandé de limiter le nombre d’options à5, pour éviter de submerger les utilisateurs avec trop de possibilités.
L’ordre de ses futures options est à définir en prenant en compte plusieurs points, notamment quel service est le plus sollicité. Ce dernier sera placé en début de message, contrairement aux choix moins importants ou plus anecdotiques.
Attention à la clarté du message, les utilisateurs perdus ou ne trouvant pas d’options correspondantes à leur demande auront tendance à composer un choix au hasard.
Même si c’est peut-être la partie la plus plaisante, ce n’est pas la plus simple dans la création de votre message d’accueil !
Le choix de la musique, comme celui des mots, dépend de vos objectifs, de votre entreprise et des différents critères mentionnés précédemment. Les préférences varient d’une personne à l’autre, votre choix ne sera jamais mauvais, mais certains sont peut-être plus recommandés que d’autres. En effet, la musique ajoute une dimension supplémentaire à votre message d’accueil, qui laissera une impression durable sur l’appelant. A vous de choisir l’image que vous souhaitez lui laisser…
Vient ensuite la question des droits d’auteurs. ATS Studios vous propose de faire votre choix parmi les musiques d’artistes renommés impliquant une redevance annuelle à la SACEM-SCPA, ou bien dans notre bibliothèque référençant plus de 1200 morceaux libre de droits sans frais supplémentaires. Pour en savoir davantage : Droits SACEM & SCPA : suis-je concerné ?
Vous l’aurez compris, le message de Serveur Vocal Interactif joue un rôle crucial dans l’expérience globale de l’utilisateur. Un message bien conçu et structuré peut faciliter la navigation des appelants, réduire leur frustration et leur fournir les informations nécessaires.
En accordant une attention particulière à la création d’un message clair, concis et engageant, les entreprises peuvent améliorer leur image de marque et renforcer la satisfaction des clients. Ainsi, l’optimisation continue et l’adaptation aux besoins des utilisateurs permettent de maintenir un niveau élevé de service. Cela vous permet d’assurer une expérience fluide et agréable pour tous.
Pour aller plus loin, vous pouvez consulter nos articles :
Découvrez comment nos équipes vous accompagnent dans la conception de vos messages !
Vous souhaitez donner du rythme à votre marque ? Nos conseillers sont à votre écoute pour vous accompagner dans la création de votre SVI !
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