Les 5 incontournables pour un message répondeur efficace

Nous sommes tous témoins de l’avènement de nouveaux modes de communication. Parmi eux, citons les emails, les réseaux sociaux, les formulaires de contact… L’avantage de ces médiums, c’est qu’ils permettent de contacter une personne à n’importe quel moment, et que celle-ci est libre de répondre lorsqu’elle est disponible.

Le téléphone reste un canal de prédilection pour beaucoup. Parfois, il est plus facile de communiquer à l’oral. Cela dit, cette « méthode » présente un inconvénient. La personne peut être disponible, ou bien ne pas l’être. Le téléphone est un mode de communication direct qui nécessite que les deux interlocuteurs soient disponibles en même temps.

Les entreprises modernes ne peuvent pas se permettre d’être indisponibles pour leurs clients, ou leurs potentiels clients. Cela engendrerait une perte d’appels, la frustration de l’appelant, donnerait une mauvaise image de l’entreprise, … Pourtant, il est impossible de se montrer toujours disponible. L’entreprise peut être fermée, les personnes concernées en congés, en rendez-vous, en déplacement, …

C’est donc pour cette raison qu’il est important de mettre en place un message répondeur efficace. Voici nos 5 incontournables pour y parvenir !

1. Donnez une bonne impression dès le départ

Votre collaborateur n’est pas disponible ; il ne décroche pas son téléphone. Si votre appelant tombe sur un répondeur professionnel, il sera forcément déçu. Il appelle pour poser une question ou évoquer un problème, et se retrouve « seul ». Aussi est-il important, au moment d’enregistrer votre message de répondeur, d’utiliser des formules de politesse pour dissiper sa frustration. Même si son besoin reste en suspens, il aura l’impression que vous lui portez une certaine attention.

Evitez par ailleurs les messages trop longs. Agacés, vos appelants pourraient raccrocher avant la fin de votre propos.

Soyez concis et professionnel, l’image de votre entreprise en dépend !

2. Rassurez vos appelants avec des mots simples

Le message de votre répondeur professionnel doit transmettre des informations rassurantes.

Le message répondeur de l’entreprise doit par exemple citer le nom de votre société, ses horaires d’ouverture ou le motif de fermeture (comme des congés par exemple).

Le répondeur professionnel de vos collaborateurs (portable et / ou fixe) doit citer leur nom et celui de l’entreprise, puis indiquer un moment auquel il recontactera l’appelant. Si le nom du collaborateur et / ou celui de l’entreprise manque, l’appelant pourrait penser qu’il s’est trompé de numéro.

Une bonne pratique consiste à donner une alternative à votre appelant. Vous pouvez par exemple lui conseiller un autre numéro à contacter en cas d’urgence. Il est important que l’appelant sache qu’il peut compter sur votre entreprise.

Enfin, il est primordial de confirmer à l’appelant qu’il est au bon endroit, et que quelqu’un le rappellera bientôt pour répondre à son besoin.

3. Transformez l’attente en moment de plaisir avec une musique appropriée !

Pour être efficace, un message de répondeur professionnel doit s’inscrire dans votre stratégie de communication globale. Votre objectif est de véhiculer une image cohérente et positive de votre marque ! Avec une identité sonore marquée et unique, Vos clients vous reconnaîtront et vous différencieront mieux de vos concurrents.

La musique entraîne un impact cognitif important. En tant que vecteur d’émotions, elle attise la curiosité de l’appelant et le met dans de bonnes dispositions. Par ailleurs, une étude montre que la moitié des appelants ont une meilleure image de la qualité des services et des produits d’une société lorsqu’elle utilise une musique d’attente. Diffusez donc une courte introduction musicale à votre message, vous marquerez les esprits !

Et n’oubliez pas : votre appelant ne doit pas rester focalisé sur sa frustration !

 Demande de rappel

4. Faites appel à un.e comédien.ne pour une voix off mémorable

Au-delà de la musique, la voix de votre message de répondeur doit transmettre des émotions et véhiculer une image professionnelle de votre entreprise. Or, il n’est pas facile de trouver le bon timbre de voix, celui qui délivrera le message au bon débit…

Tournez-vous vers un comédien. Ce professionnel saura transmettre votre message de la façon la plus appropriée ! Il vous permettra aussi d’uniformiser et d’harmoniser les messages répondeurs professionnels de votre société.

5. Equipez tous vos commerciaux d’un répondeur mobile personnalisé

Vos commerciaux se trouvant souvent en déplacement ou en rendez-vous, ils seront souvent injoignables. Il est donc important de veiller à la qualité de la relation client. Un message répondeur professionnel personnalise le mobile de vos collaborateurs et entretient ladite relation.

Equipez tous vos collaborateurs : cela uniformise les procédures et permet de délivrer la même qualité d’information pour tous les appelants.

Bonus : deux exemples de message de répondeur professionnel pour vous lancer !

4 étapes sont essentielles à la création d’un message de répondeur professionnel :

• Accueillir : pensez à saluer l’appelant et excusez-vous avec une formule de politesse ;
• Rassurer : confirmer à votre correspondant qu’il a composé le bon numéro de téléphone ;
• Communiquer : n’hésitez pas à suggérer une alternative à votre interlocuteur ;
• Conclure : invitez votre correspondant à laisser un message ou à rappeler plus tard.

Les hospices de Lyon ont créé le message suivant : « Bonjour, vous êtes bien en relation avec la consultation de la maternité du centre hospitalier Lyon Sud. Toutes nos lignes sont actuellement occupées. Pour une inscription à la maternité, vous pouvez désormais faire votre demande en ligne […]. Pour toute autre demande, veuillez rappeler ultérieurement. »

Vous avez besoin de plus d’inspiration ? Voici un autre exemple de message de répondeur professionnel (téléphone mobile) :

« Bonjour, vous êtes en relation avec le répondeur de X, commercial chez X. Laissez-lui votre message et vos coordonnées, il vous rappellera dès que possible, ou bien contactez directement son assistante au X. Au revoir, et à bientôt ! »

Pour proposer un répondeur professionnel à vos collaborateurs dans les meilleurs délais, téléphonez à ATS Studios ! Ces professionnels spécialisés dans la musique d’attente et les messages de répondeur créeront une musique d’attente sur-mesure pour votre entreprise. Vos messages seront tous enregistrés par des comédiens professionnels. Vos clients vont adorer tomber sur votre répondeur !

Et puisque la communication sonore est un vaste sujet, il se peut que certaines questions restent en suspens. Alors, si tous ces articles vous donnent envie d’en savoir encore plus sur le sujet, ou si vous êtes prêts à vous lancer : contactez-nous !