Messagerie vocale professionnelle : 3 idées pour personnaliser votre répondeur

Cet article se lit en 5 minutes environ, autant que si vous écoutiez Clap your hands de Kungs et Song 2 de Blur

La messagerie vocale professionnelle est un peu comme la page d’accueil d’un site web. Elle est le premier point d’entrée de vos clients et ne doit pas être négligée. Outre les informations qu’elle diffuse (horaires d’ouverture, contact d’urgence, site internet), elle peut être personnalisée afin de renforcer l’image de marque de l’entreprise et donner aux clients une expérience agréable et professionnelle. C’est donc un élément crucial pour toute entreprise qui souhaite rester en contact avec ses clients et partenaires. Que ce soit pour donner des informations sur les heures d’ouverture ou pour orienter vers son site Internet, la messagerie vocale est un outil indispensable. Retrouvez dans notre article 3 idées pour faire de votre messagerie vocale professionnelle un atout dans votre stratégie de communication sonore.

1.  Egayez votre messagerie vocale professionnelle avec une musique téléphonique tendance

La musique de votre messagerie vocale joue un rôle dans votre image de marque. Si vous souhaitez que l’on vous identifie comme une entreprise jeune et dynamique, oubliez les vieilles musiques téléphoniques de mauvaise qualité.

L’univers musical de votre marque s’inscrit directement dans une démarche commerciale. Pour transformer vos prospects en clients, vous devez emporter leur adhésion à la musique que vous choisirez de diffuser depuis votre messagerie vocale professionnelle. A travers elle, le public est en mesure de bien vous identifier (pensez aux musiques des opérateurs téléphoniques par exemple).

Plusieurs possibilités s’offrent à vous :

• Utiliser une musique commerciale qui passe ou passait à la radio avec une garantie d’adhésion élevée. Attention, vous devrez verser des droits à la SACEM ou la SCPA.
• Prendre une musique libre de droit. De nombreuses compositions originales sont mises régulièrement à disposition pour lesquelles vous n’avez pas à payer de taxes.
• Composer son propre jingle à partir d’une analyse pertinente de l’activité et de la personnalité de votre entreprise.

Un son de mauvaise qualité peut décourager les appelants d’écouter en entier le message de votre répondeur !

2. Messagerie vocale professionnelle : choisissez une voix off professionnelle

Enregistrer soi-même un message vocal en interne peut nuire à votre image. Tout d’abord, une mauvaise maîtrise de l’intonation de votre voix peut laisser croire à un manque de professionnalisme. De plus, vous n’avez peut-être pas le matériel et les logiciels adaptés pour l’enregistrement d’une bonne voix off.

Vos auditeurs accordent une grande importance à la qualité de votre messagerie vocale. Pour favoriser leur attention, nous vous conseillons de privilégier une voix off professionnelle. Vous n’en tirerez que des avantages :

• Un professionnel de la voix off donne un ton unique à votre message. Il met sa voix et son intonation au service de votre identité sonore.
• Vous gagnez en clarté grâce à une diction irréprochable et une structuration de votre message.
• Une voix professionnelle suscite la confiance de vos clients.
• Un professionnel comprend vos besoins et peut adapter son message en fonction de votre stratégie marketing.

Et bien sûr, vous gagnez un temps précieux !

Vous ne savez pas comment faire appel à une voix-off professionnelle ? ATS studios proposent 120 voix-off professionnelles dans toutes langues, dont 27 comédiennes et comédiens en Français.

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3. Préparer un message vocal rassurant pour dissiper les frustrations des appelants

En tombant sur le répondeur de votre entreprise, l’appelant va nécessairement éprouver une certaine frustration. Néanmoins si vous préparez le bon message vocal, cette frustration devrait être de courte durée. Pour que votre message d’accueil vocal soit le plus pertinent, pensez à le personnaliser.

Par exemple, les hospices de Lyon ont créé le message suivant : « Bonjour, vous êtes bien en relation avec la consultation de la maternité du centre hospitalier Lyon Sud. Toutes nos lignes sont actuellement occupées. Pour une inscription à la maternité, vous pouvez désormais faire votre demande en ligne […]. Pour toute autre demande, veuillez rappeler ultérieurement. » En proposant de se rendre sur le site internet, le centre hospitalier propose une alternative à son correspondant.

Un autre type de message pertinent est celui qui indique les horaires d’ouverture de l’entreprise : « Bonjour, vous êtes bien sur le répondeur de l’entreprise XXX. Nos horaires d’ouverture sont du [jour] au [jour] de [heure] à [heure]. Vous pouvez nous rappeler ou nous laisser un message pour que nous puissions vous recontacter. ».

Et pour que l’image de marque de votre entreprise soit conservée, proposez des messages vocaux uniformisés aux collaborateurs souvent en déplacement ou en rendez-vous. Vous délivrez ainsi la même qualité d’information à tous les appelants.

En conclusion, la messagerie vocale professionnelle est un atout majeur pour votre stratégie de communication. Avec un enregistrement sonore de qualité et des messages personnalisés, vous mettez en valeur votre professionnalisme aux yeux de vos clients ou de vos prospects. Cependant, cela peut demander du temps, et nécessite un matériel adéquat. C’est pourquoi ATS Studios vous propose de s’occuper de votre communication sonore et surtout de créer votre messagerie vocale professionnelle. Nos experts sont à votre disposition pour donner vie à vos idées avec une prestation de qualité. Vous avez besoin de conseils pour mettre en place votre messagerie ? Contactez-nous !