Messagerie vocale professionnelle : 3 idées pour personnaliser votre répondeur

Cet article se lit en 8 minutes environ, autant que si vous écoutiez Désenchantée de Mylène Farmer et Mystical Magical de Benson Boone.

La messagerie vocale professionnelle est un peu comme la page d’accueil d’un site web. En cas d’absence elle est le premier point d’entrée de vos clients et ne doit pas être négligée. Outre les informations qu’elle diffuse (horaires d’ouverture, contact d’urgence, site internet), elle peut être personnalisée afin de renforcer l’image de marque de l’entreprise et donner aux clients une expérience agréable et professionnelle. C’est donc un élément crucial pour toute entreprise qui souhaite rester en contact avec ses clients et partenaires. Que ce soit pour donner des informations sur les heures d’ouverture ou pour orienter vers son site Internet, la messagerie vocale est un outil indispensable. Retrouvez dans notre article 3 idées pour faire de votre messagerie vocale professionnelle un atout dans votre stratégie de communication sonore.

Comprendre l’impact de la messagerie vocale sur l’image de l’entreprise

Avant d’entrer dans le vif du sujet, faisons un petit détour utile. Car oui, s’intéresser à sa messagerie vocale professionnelle, c’est aussi réfléchir à une question plus large : comment améliorer l’image de mon entreprise ? Dans bien des cas, c’est par votre message d’accueil qu’un client ou un partenaire découvre votre entreprise. Véritable outil de communication, un répondeur professionnel, clair, bien formulé et porté par une voix agréable, donne immédiatement le ton. Il renvoie l’image d’une structure organisée, accessible, et attentive à la qualité de son accueil téléphonique. En d’autres termes, c’est un atout relationnel à ne pas négliger, qui contribue directement à la satisfaction des appelants… même lorsque vous êtes indisponible.

Comment créer un message vocal professionnel efficace ?

Afin de réunir les meilleures conditions, il peut être réalisé dans un studio professionnel, avec une prise de son maîtrisée, un traitement audio (suppression des respirations, nettoyage, mixage) et une voix off choisie pour son timbre et sa capacité à incarner votre ton de marque. Pour exploiter tout le potentiel de ce canal, informer avec précision et garantir la cohérence dans le temps, il est recommandé de renouveler régulièrement vos messages selon les saisons, les actualités ou vos campagnes en cours.

Comment personnaliser ma messagerie vocale ?

Avant de paramétrer et configurer votre boite vocale, vous devez d’abord structurer le contenu. Pour concevoir un message de répondeur efficace, commencez par vous poser deux questions simples : à qui s’adresse-t-il et que voulez-vous que la personne fasse après l’écoute ? Ensuite, structurez votre message de répondeur en incluant les informations les plus pertinentes selon votre contexte.

Pour obtenir un répondeur personnalisé, prévoyez un contenu adapté à votre activité. Alors, quels types d’informations le message du répondeur doit-il contenir ? Parmi les éléments incontournables, on retrouve : un message d’accueil avec une accroche claire qui présente votre entreprise ou votre nom, une annonce expliquant la raison de votre indisponibilité, et les instructions à suivre (laisser un message, rappeler plus tard, consulter un site…). Et en option : vous pouvez ajouter une information complémentaire ou temporaire (changement d’horaire, participation à un événement, modification des services, etc.). Une manière simple et maligne d’informer vos clients sans mobiliser d’autres canaux de communication. Ensuite, voici trois idées concrètes (et efficaces) pour aller plus loin, et transformer votre messagerie vocale professionnelle en levier d’image et de relation client.

1.  Égayez votre messagerie vocale professionnelle avec une musique téléphonique tendance

2. Messagerie vocale professionnelle : choisissez une voix off professionnelle

Enregistrer soi-même un message vocal en interne peut nuire à votre image. Tout d’abord, une mauvaise maîtrise de l’intonation de votre voix peut laisser croire à un manque de professionnalisme. De plus, vous n’avez peut-être pas le matériel et les logiciels adaptés pour l’enregistrement d’une bonne voix off. Vos auditeurs accordent une grande importance à la qualité de votre messagerie vocale. Pour favoriser leur attention, nous vous conseillons de privilégier une voix off professionnelle. Vous n’en tirerez que des avantages :

1. Un professionnel de la voix off donne un ton unique à votre message. Il met sa voix et son intonation au service de votre identité sonore.
2. Vous gagnez en clarté grâce à une diction irréprochable et une structuration de votre message.
3. Une voix professionnelle suscite la confiance de vos clients.
4. Un professionnel comprend vos besoins et peut adapter son message en fonction de votre stratégie marketing.

Et bien sûr, vous gagnez un temps précieux !

Plusieurs raisons de choisir ATS Studios pour votre messagerie vocale :

Dans l’ensemble, choisir une voix off professionnelle d’ATS Studios pour votre messagerie vocale peut aider votre entreprise à paraître plus professionnelle, crédible et cohérente, tout en offrant une qualité sonore et un impact plus important sur vos clients.

3. Préparez un message vocal rassurant pour dissiper les frustrations des appelants

En tombant sur le répondeur de votre entreprise, l’appelant va nécessairement éprouver une certaine frustration. Néanmoins si vous préparez le bon message vocal, professionnel et clair, cette frustration est de courte durée. Pour que votre message d’accueil vocal soit le plus pertinent, pensez à le personnaliser et à indiquer le nom de votre entreprise, ainsi que des informations pertinentes qui peuvent aiguiller les appelants : horaires d’ouverture, modalités de contact, actualités importantes, etc. Par ailleurs, il est utile de donner aux appelants des options pour qu’ils sachent quoi faire s’ils ne peuvent pas parler directement à quelqu’un, en faisant référence à son site Internet, en indiquant une adresse mail, ou un numéro de téléphone d’urgence.

Un message uniformisé, une image cohérente

Exemples de messagerie vocale professionnelle

En proposant de se rendre sur le site internet, le centre hospitalier propose par ailleurs une alternative à son correspondant.

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Un autre exemple de message pertinent est celui qui indique les horaires d’ouverture de l’entreprise

Pour connaitre les différents types de répondeurs et les meilleures pratiques associées, découvrez notre article : La checklist pour réussir vos messages de répondeurs professionnels

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Comment se déroule l’enregistrement d’un répondeur professionnel avec ATS Studios ?

Chez ATS Studios, la messagerie vocale professionnelle est considérée comme un moyen de communication à part entière, et conçue comme un projet sur mesure. La méthode est simple, efficace et pensée pour vous faire gagner du temps, tout en améliorant l’expérience client. Tout commence par un échange avec un conseiller dédié, qui cerne vos besoins, le ton souhaité et les infos clés à transmettre (horaires, consignes, contacts, etc). Une fois ces éléments posés, une voix off professionnelle adaptée à votre secteur vous sera proposée pour enregistrer votre message, en respectant votre style et vos objectifs.
Vous avez aussi accès à un large catalogue musical si vous souhaitez ajouter une ambiance sonore à votre message. Le script est ensuite rédigé par des rédacteurs. Il vous est soumis pour validation avant d’être enregistré dans un studio équipé, avec un rendu impeccable (nettoyage audio, découpe, mixage, formatage selon votre système). Cerise sur le gâteau (ou plutôt le micro !) : ATS Studios assure le suivi. À chaque événement ou saison, nous vous proposons de mettre à jour votre message. Votre répondeur reste ainsi toujours à jour, cohérent et pro.

La conclusion ATS Studios.

En conclusion, la messagerie vocale professionnelle est un atout majeur pour votre stratégie de communication. Il est toujours agréable d’entendre un message personnalisé. Avec un enregistrement sonore de qualité et des messages personnalisés, vous mettez en valeur votre professionnalisme aux yeux de vos clients ou de vos prospects, et assurez une meilleure prise en charge. Cependant, cela peut demander du temps, et nécessite un matériel adéquat. C’est pourquoi ATS Studios vous propose de s’occuper de votre communication sonore et surtout de créer votre messagerie vocale professionnelle. Nos experts sont à votre disposition pour donner vie à vos idées avec une prestation de qualité.

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