ATS Studios : un accompagnement de A à S dans la création de vos messages d’accueil téléphonique

Cet article se lit en 4 minutes environ, autant de temps que si vous écoutiez A Sky Full Of Stars de Coldplay.

Le premier échange oral avec un potentiel client se fait souvent par téléphone. Parce que votre accueil téléphonique est un point de contact incontournable, il est essentiel de soigner vos messages. Cela peut paraître simple… Il suffit de parler après le bip, non ? Prêtez-vous à l’exercice et vous vous rendrez vite compte qu’il n’en est rien : Quel vocabulaire employer ? Quelle intonation prendre ? Où caler sa respiration ? Avec ou sans musique ? Il s’agit en réalité d’un véritable savoir-faire !
Voici les étapes de création de votre dispositif d’accueil téléphonique !

1. Définition du projet

Vous souhaitez personnaliser votre accueil téléphonique pour informer l’appelant de votre actualité ? Créer des messages pour communiquer à vos appelants de nouvelles informations ? Profitez de l’attente téléphonique pour faire la promotion de vos produits ou services ? Ou, tout simplement, changer la musique de votre répondeur ? Pour vous aider à bien définir vos besoins et vos objectifs, nous prenons le temps d’échanger autour de votre projet.

Notre but : faire en sorte que vos messages ne soient pas « que » des messages, mais de véritables outils de communication.

2. Commande

Une fois votre accord donné, tous les détails de votre commande sont enregistrés par notre back-office. En tant que centre névralgique de notre logistique, il transmet les informations à l’un de nos conseillers du service client. C’est ainsi que ce dernier suivra votre dossier jusqu’au bout, ainsi que toutes vos demandes futures. Avec un chef de projet qui connait votre dossier sur le bout des doigts, vous avez l’assurance que votre production est entre de bonnes mains !

3. Rédaction de textes personnalisés

Vous ne savez pas comment rédiger vos futurs messages ? Vous manquez de la formule clé pour impacter vos clients ? C’est là que votre conseiller intervient ! Après avoir échangé avec vous pour recolter toutes les informations nécessaires, il vous rédige une proposition de texte personnalisé. En fonction de vos entretiens, il vous conseille également sur le choix musical et vous donne accès à toutes nos playlists.

Vous souhaitez montrer que vous êtes une jeune entreprise dynamique ? Mieux vaut choisir une musique moderne, qui saura retranscrire votre esprit de conquête. Si, par contre, votre administration cherche à réduire l’agacement des appelants lors de l’inévitable mise en attente, privilégiez un morceau plus calme et positif pour apaiser le courroux de vos clients.

Cependant, le choix du texte et de la musique ne suffit pas : il ne faut pas oublier la voix ! Ainsi, vous allez pouvoir écouter notre casting et sélectionner parmi nos 120 comédiens et comédiennes, et ce, quelle que soit la langue ! Anglais, russe, allemand, chinois, italien… Sans oublier les langues régionales, plus rares, mais très demandées, comme le corse, le basque, le breton, l’alsacien…

Envie d’écouter nos comédiens et comédiennes ?
Voici notre casting voix !

4. Lancement de la production

C’est le moment de démarrer la production des messages. Après avoir été soigneusement révisés par votre conseiller, les éléments que vous avez validés arrivent dans nos studios. Sous la direction exigeante et passionnée de notre directeur de production, celui-ci orchestre la réalisation des prises voix en cabine.

Bon à savoir : une production « normale » nous demande 72h ouvrées, toutefois nous sommes capables de réduire ce temps à 24h pour les urgences. Ces délais ne prennent pas en compte toutes les demandes spécifiques de langues étrangères.

5. Mixage final

La piste est ensuite envoyée à l’un de nos ingénieurs du son. Le mixage final, avec la musique que vous avez scrupuleusement sélectionnée, est effectué dans l’un de nos 10 studios d’enregistrement numérique. Grâce au savoir-faire de ce technicien du son, ainsi qu’à nos différents partenariats en téléphonie, nous sommes en capacité de vous fournir des fichiers adaptés à tous les supports de diffusion et tous types de matériel téléphonique (ADSL, Fibre, ligne VOIP, PABX, GSM…).

6. Livraison du message d’accueil téléphonique

Ça y est, votre enregistrement est prêt ! Il est temps pour nous de vous envoyer les fichiers audio sur votre boîte mail, ou de les injecter à distance sur votre installation téléphonique, si vous êtes équipé d’un boîtier, pour que vous n’ayez rien à faire. Si ce n’est profiter de votre nouvel accueil téléphonique, digne des plus grandes productions hollywoodiennes !

Vous en voulez encore ? Si 70% de nos clients optent pour une mise à jour régulière de leurs messages saisonniers, votre conseiller en médiaplanning est disponible pour vous guider dans la création de nouveaux messages tout au long de l’année. De ce fait, il est facile de renouveler votre communication et rester constamment à l’écoute des besoins de vos clients.