La checklist pour réussir vos messages de répondeurs professionnels
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Cet article se lit en 3 minutes 40 environ, autant de temps que si vous écoutiez Mr.Brightside de The Killers.
L’avènement des nouvelles technologies de communication incite les prospects et clients à vous contacter par écrit. Formulaire de contact de votre site web, réseaux sociaux, email… les outils ne manquent pas. Pourtant le téléphone reste un canal de prédilection.
En effet, communiquer par oral offre plus de simplicité et de rapidité, ainsi qu’une dimension humaine appréciée. Au-delà de votre attente téléphonique, soignez votre répondeur professionnel. Vous ne pouvez vraisemblablement pas être disponible à toute heure pour décrocher à chaque appel.
Un message répondeur bien conçu améliorera votre image de marque et aidera à transmettre des informations importantes, avant même que vous n’ayez échangé avec votre appelant. Nous allons vous expliquer comment nous créons chaque jour pour vous des messages de répondeur originaux, professionnels et mémorables !
Découvrez LA checklist pour réussir votre message, en fonction de l’objectif et de la nature de votre répondeur téléphonique.
Qu’est-ce qu’un répondeur ?
Le message de répondeur téléphonique est la seule impression que vous laisserez lorsque votre entreprise est fermée. C’est une occasion de communiquer des informations essentielles, de fournir des instructions claires et d’exprimer votre professionnalisme, même en dehors de vos heures de travail.
Pour se démarquer, il est important de créer un message répondeur original. Une fois que vous avez listé toutes les informations à faire figurer dans votre message, il reste encore à travailler la forme de votre futur répondeur.
Et si on écoutait un exemple ?
Le message répondeur professionnel classique
Enregistrez un message d’une durée maximum de 30 secondes. Au-delà, l’appelant risque de raccrocher avant de laisser son message. Le téléphone doit rester un moyen de communication rapide et efficace.
Lorsque l’entreprise est fermée, hors horaires ouvrés et pendant la fermeture annuelle le cas échéant, le message répondeur prend le relais.
Rassurez : confirmez au correspondant qu’il appelle le bon numéro de téléphone.
Accueillez : rappelez les jours et les heures d’ouverture du secrétariat.
Communiquez : proposez au prospect ou client de consulter votre site Internet. Suggérez que le site peut lui fournir les réponses attendues.
Concluez : invitez votre correspondant à laisser son message, ou à rappeler aux heures d’ouverture.
Les bonnes pratiques
Utilisez des formules courtoises pour favoriser l’écoute du message répondeur professionnel.
Attention à offrir une alternative, pour éviter la frustration. Mentionnez vos réseaux sociaux et/ou l’adresse de votre site web.
Le message répondeur professionnel GSM personnalisé
15 à 20 secondes suffisent pour votre message de répondeur de téléphone portable professionnel.
Enregistrez votre message répondeur sur votre téléphone portable.
Il est diffusé dès que vous êtes indisponible – en congés, en rendez-vous…
Comme le message répondeur classique, la messagerie de votre téléphone portable professionnel doit accueillir et informer. Délivrez des renseignements utiles, en adoptant un ton cordial en adéquation avec les valeurs de l’entreprise.
Véhiculez une image professionnelle. À cet effet, il est primordial d’harmoniser toute la flotte mobile de l’entreprise, et de transmettre de l’information homogène. Une même musique et une voix professionnelle permettent une identification immédiate de votre entreprise et améliorent l’image de vos collaborateurs.
Les bonnes pratiques
Lorsque le message est réalisé avec une voix professionnelle, il doit absolument être enregistré à la 3ème personne du singulier, pour plus de professionnalisme.
Un message de répondeur professionnel bien conçu relève du travail d’expert créatif et demande une multitude de réflexions. L’objectif du message varie en fonction de la nature du répondeur professionnel et de ses fonctions. C’est une occasion de communiquer efficacement et de laisser une impression positive.
Pour être sûr de diffuser le bon message au bon moment, de véhiculer la bonne image et d’augmenter vos chances de conclure de nouvelles ventes, faites-vous accompagner par des professionnels de la communication sonore.
Plongez dans le monde de la communication sonore !
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