Peut-on juger une entreprise dès la première sonnerie ?
Accueil téléphonique
Cet article se lit en 4 minutes environ, autant de temps que si vous écoutiez Divinize de Rosalia.
En 2026, le téléphone reste toujours un moyen de communication très prisé. Les entreprises pensent – à tort – que les appelants ne portent que peu d’importance à l’accueil téléphonique. Et pourtant, ce point de contact représente l’identité et le professionnalisme d’une marque. Il est donc indispensable de le soigner. Découvrez tous nos conseils pour un accueil téléphonique efficace et professionnel.
L’accueil téléphonique, un point de contact important
Lorsqu’on parle d’accueil téléphonique, on désigne quatre grandes familles de messages : le pré-décroché, le Serveur Vocal Interactif, l’attente téléphonique et le répondeur.
Il vient remplacer les traditionnels « bip » de tonalités et remplit plusieurs objectifs importants. Tout d’abord, il permet d’informer le client qu’il est au bon endroit. Il sert aussi à rassurer le client en indiquant qu’un collaborateur sera bientôt à sa disposition. Pour être pleinement efficace, il est important de suivre certaines bonnes pratiques. Il doit être de courte durée, concis et utile pour fournir les informations essentielles. Quant à la musique, elle doit véhiculer l’identité d’une marque.
Le Serveur Vocal Interactif (SVI) est un système téléphonique automatisé. De plus en plus intelligent, il constitue une interface homme machine particulièrement pertinente pour les entreprises en quête de fluidité. Comme les chatbots pour les sites web, le SVI s’intègre à une logique de communication automatisée, agile, et centrée sur l’efficacité. Sa fonction principale : guider l’appelant efficacement dès les premières secondes. Le message d’accueil SVI (ou Serveur Vocal Interactif) est un élément clé de votre communication. E, effet, il distribue les appels au sein de votre entreprise. Dès le départ, vous allez les orienter vers le bon service en les invitant à choisir la touche correspondante. Concrètement, le fonctionnement repose sur la détection des choix de l’appelant (via le clavier ou la voix). Généralement nous conseillons un maximum de 5 choix.
Généralement composée d’une musique et d’un enregistrement vocal, cette phase fait partie intégrante de l’expérience client. En effet, vos appelants ne peuvent pas patienter en silence. Ce temps d’attente doit être utilisé pour créer une expérience sonore pertinente. Une ambiance chaleureuse et cosy pour l’automne ou festive à l’occasion des fêtes de fin d’année, de nombreux temps forts s’offrent à vous durant toute l’année pour vous démarquer !
Nous distinguons deux types de répondeurs. Tout d’abord le répondeur classique, utilisé pour un téléphone fixe. Quant au répondeur mobile professionnel, il est à destination des téléphones portables. Le message de répondeur peut ainsi être la seule impression que vous laisserez si l’entreprise est fermée ou si un collaborateur n’est pas disponible pour répondre. Quelques règles sont nécessaires pour éviter la frustration de l’appelant.
En résumé, chacune de ces phases demande une certaine expertise pour l’intégrer stratégiquement dans la communication de votre entreprise.
Voici quelques exemples de nos produits sonores :
Pré décrochéSVI
Attente téléphoniqueRépondeur
Soigner ses messages pour faire bonne impression
Mettre à jour régulièrement son accueil téléphonique
Imaginez : vous téléphonez à une entreprise au mois de juillet et vous entendez en fond musical « All I Want For Christmas Is You » ! Ça y est ? Vous l’avez en tête ? Eh bien, vos appelants peuvent interpréter cela comme un manque de professionnalisme. Et pourtant, chaque entreprise doit adopter une stratégie de communication qui lui est propre et cohérente avec son actualité, ses évènements etc. De nombreuses opportunités pour mettre à jour son attente téléphonique : nouveaux produits – salon professionnel – promotions – évènement
Mieux gérer son accueil téléphonique consiste alors à planifier les messages. Pour cela, il faut élaborer un média planning. Ce dernier permet d’identifier les canaux, les plateformes et les types de contenu adaptés à votre public cible.
Choisir la voix de son entreprise
La voix transmet bien plus que des mots. Elle touche, elle accompagne et fait ressentir des émotions. Une voix posée inspire immédiatement confiance et professionnalisme. À l’inverse, une voix dynamique communique modernité et proximité. Des comédiens professionnels possèdent des compétences techniques et artistiques adéquats. Ils savent qu’il ne s’agit pas seulement de « bien parler ». C’est pourquoi, chaque entreprise qui opte pour un accueil téléphonique soigné doit choisir une voix qui reflète les valeurs de la marque avec justesse.
Faire appel à des studios professionnels pour sublimer son image sonore
Une production sur-mesure
Parce que chaque entreprise a sa propre histoire, sa propre identité et ses propres objectifs, les équipes d’ATS Studios vous accompagnent dans toutes les étapes de création de votre dispositif d’accueil téléphonique. Un conseiller client définit votre projet grâce à quelques questions indispensables : Quel type de message ? Pour répondre à quel besoin ? Qui est votre installateur téléphonique ? Quel sera le type d’appelant ? En combien de langues ? Avez-vous des inspirations musicales ?
Les éléments validés arrivent ensuite en studios. Le directeur artistique orchestre alors la réalisation des prises voix en cabine. Il guide le comédien pour garantir une bonne interprétation du texte et pour éviter les bruits parasites. La piste est ensuite envoyée à l’un de nos ingénieurs du son. Le mixage final, avec la musique préalablement sélectionnée, est effectué dans l’un de nos 10 studios d’enregistrement numérique. Enfin, votre produit est prêt à être installé sur votre dispositif téléphonique.
Au-delà de l’accueil téléphonique, votre image de marque passe par le son car celui-ci touche aux émotions universelles et traduit un univers dès les premiers instants d’écoute.
Écoutez notre Podcast « La Voix du Client » avec Nathalie Salmon, responsable ADV et marketing au sein de NEXT IT et Ihsân Fourari, co-fondateur et directeur marketing chez Terreacom.
Depuis sa création il y a 40 ans, ATS Studios accompagne les entreprises de toutes tailles. D’abord leader sur le marché de l’accueil téléphonique, le groupe propose désormais une expertise dans la communication sonore. Définir une stratégie de communication sonore permet de s’insérer dans une dynamique multi-support et multicanal, participant ainsi à l’élaboration de nouvelles tendances. En optant pour le son, vous développez ainsi votre identité de marque en vous positionnant comme une entreprise innovante.
Plongez dans le monde de la communication sonore !
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