Comment personnaliser vos messages d’accueil téléphonique selon votre secteur d’activité ?
- Accueil téléphonique
Cet article se lit en 5min30 environ, autant que si vous écoutiez The Middle de Jimmy Eat World et Think about U de Jordyn Jones
Le message d’accueil téléphonique est la première chose que vos clients, partenaires et prestataires entendent. Sa personnalisation est cruciale pour votre communication. Elle donne une image professionnelle et accueillante dès le premier contact. Cela est essentiel pour établir la confiance avec les clients. Le message et la façon dont il est délivré constituent la première impression de l’entreprise. Il doit donc être personnalisé et adapté à votre secteur d’activité. Si vous manquez d’inspiration, retrouvez nos exemples à la fin de l’article !
Qu’est-ce qu’un message d’accueil téléphonique ?
Choisissez une musique reflétant votre marque pour le message d’attente téléphonique. Utilisez ce moment pour parler de votre entreprise, ses disponibilités et ses événements récents. Mentionnez les nouveaux produits ou promotions. Profitez de ce « temps de patience » pour vous démarquer. Utilisez-le comme un véritable média de communication.
Les appelants entendront ce message lorsque vous serez occupé. Soignez-le et personnalisez-le. Vos appelants voudront ainsi vous laisser un moyen de les joindre. Adaptez le message aux besoins de votre entreprise. Tous vos collaborateurs ont un portable professionnel ? Uniformisez les messages avec une musique et une voix unique. Le mobile est une porte d’entrée pour développer des relations professionnelles.
Le SVI prend en charge les appels entrants avec des messages vocaux enregistrés. Il oriente les appelants vers le service souhaité. Préférez des arborescences courtes.
Vous pouvez débuter votre message par une formule de politesse pour souhaiter la bienvenue à vos appelants, puis proposer aussitôt une redirection vers vos services. Il est recommandé de ne pas dépasser les six choix, pour ne pas perdre vos interlocuteurs en cours de route !
Le pré-décroché permet la mise en place d’un décrochage automatique des appels entrants. Vous pouvez diffuser une musique ou un message de bienvenue. Le pré-décroché vous permet ensuite de renvoyer votre appelant vers un groupe d’appels, un SVI ou une file d’attente. Rappelez-vous que c’est le premier contact de vos clients avec votre entreprise. Faites en sorte de créer la meilleure première impression possible !
Le répondeur répond automatiquement à un appel lorsque l’utilisateur est indisponible. Il s’enclenche automatiquement si l’utilisateur est absent ou ne souhaite pas répondre. Il est possible de personnaliser le message de votre répondeur.
Votre interlocuteur peut alors vous laisser un message.
Il est important dans le message de répondeur de rappeler vos horaires d’ouverture et de préciser si vous traitez les messages ou non. Vous pouvez aussi donner des informations comme où vous retrouver sur internet, avec votre site ou une mention de votre présence sur des réseaux sociaux ou professionnels éventuels.
Enfin, le répondeur constitue une source d’informations à ne pas négliger.
Pour aller plus loin, lire aussi: Pré-décroché, Serveur Vocal Interactif (SVI), Messagerie : tout savoir sur les dispositifs d’accueil téléphoniques !
Personnalisez le message d’accueil téléphonique selon votre secteur d’activité
La personnalisation d’un message d’accueil téléphonique doit prendre en compte plusieurs éléments. Par exemple, le secteur d’activité de l’entreprise, son positionnement sur le marché, la typologie de ses clients etc.
La première étape pour personnaliser les messages d’accueil téléphonique consiste à comprendre la clientèle de l’entreprise. Cette analyse permet d’identifier les besoins et les attentes des clients, ainsi que les problématiques qu’ils peuvent rencontrer. Prenons l’exemple d’une entreprise de services, il est important de faire connaître les types de service proposés, les horaires d’ouverture et les disponibilités de l’équipe. En fonction du secteur d’activité de l’entreprise, il est conseillé d’adapter son attente téléphonique. Par exemple, si l’entreprise opère dans le secteur de la santé, il est important de donner des informations claires sur les horaires de consultation, les différents services proposés, et les modalités de prise de rendez-vous. Si l’entreprise est spécialisée dans la vente de produits de luxe, le message d’accueil devra refléter le positionnement haut de gamme de la marque. Soignez la formulation pour une image professionnelle et accueillante.
Vous l’aurez compris à travers ces exemples, personnaliser votre message d’accueil est essentiel pour offrir une expérience client fluide. Mais au-delà de la voix et du ton, l’efficacité de votre communication repose aussi sur votre capacité à générer des contacts qualifiés et à optimiser votre relation client. Pour aller plus loin, le concept de Service client augmenté permet d’exploiter pleinement chaque interaction en combinant intelligence commerciale, automatisation et accompagnement humain.
Le secteur médical
Optez pour un son joyeux. Pensez également à rediriger vers des numéros d’urgence utiles.
Précisez, par exemple, qu’il ne faut pas oublier sa carte vitale avant de venir !
Les services
Vous pouvez subtilement mentionner un ou plusieurs des services que vous proposez à vos clients. Par exemple, un garage peut préciser qu’il s’occupe de la climatisation durant l’été.
Le tourisme
Indiquez les activités disponibles sur votre site qui permet de réserver leur séjour. C’est aussi l’occasion de valoriser vos actualités, de montrer le dynamisme du secteur.
La restauration
Présentez quelques-unes de vos spécialités pouvant mettre l’eau à la bouche de vos appelants ! N’oubliez pas de mentionner vos horaires ainsi que l’adresse web à laquelle vos appelants peuvent réserver leur table.
Un commerce
Vous pouvez changer régulièrement votre message d’attente en fonction de la saison, de vos promotions, des événements du quartier. Pensez aussi à changer votre musique pour surprendre vos clients.
En résumé
Quel que soit votre secteur d’activité, adoptez un ton enthousiaste (sans surjouer !) et laissez le sourire s’entendre dans votre voix ! Cela montre que vous souhaitez répondre aux questions de vos interlocuteurs. N’oubliez pas qu’il s’agit de la vitrine sonore de votre entreprise ! Notez que mentionner le nom de l’entreprise au moins une fois rassure l’appelant sur le bon numéro. Privilégiez des phrases courtes et simples. Ainsi, votre appelant comprend bien les informations et les choix disponibles (composer une touche, appeler pendant les heures d’ouverture). Pour davantage d’astuces, et un gain de temps et de professionnalisme, nos conseillers clients orientent et définissent avec vous les choix à réaliser pour le meilleur accueil téléphonique adapté à votre entreprise, votre secteur et les actualités qui l’animent.
Maintenant que vous avez quelques exemples concrets, vous pouvez vous aussi vous lancer!
