Comment gérer mon attente téléphonique ?

Cet article se lit en 3 minutes 20 environ, autant de temps que si vous écoutiez Good Looking de Suki WaterHouse.

Parce qu’il représente votre marque, l’accueil téléphonique doit être adapté et personnalisé. Il ne s’agit pas uniquement de faire patienter l’interlocuteur sans qu’il raccroche. L’annonce doit véhiculer au mieux votre image de marque. Le temps d’attente est également un outil marketing précieux : c’est l’occasion de communiquer au prospect, à un moment propice où vous avez toute son attention. Comment gérer votre accueil téléphonique sur le long terme, pour profiter au mieux de ce vecteur précieux de communication ? Réponses.

Diffuser les bons messages

Bien gérer son accueil téléphonique consiste en 1^er lieu à diffuser les bons messages. Lesquels ?

• L’annonce doit mettre l’accent sur la convivialité. Le contenu et le ton de l’attente téléphonique doivent véhiculer la convivialité. Ce faisant, vous préparez le prospect dans les meilleures conditions : au moment où vous répondez, il est enclin à vous écouter.
• L’attente téléphonique est l’occasion de délivrer de l’information. Ce contenu est jugé à forte valeur ajoutée par l’appelant – qui peut trouver sa réponse immédiatement.
• Le temps d’attente peut être utilisé à des fins de promotion. Tout le temps d’attente, l’appelant est concentré sur l’annonce téléphonique – pour se tenir prêt au moment où vous répondez. Vous avez toute sa concentration, profitez-en.

Un message pour chaque occasion

En fonction de la période de l’année, vous pouvez souhaiter vos meilleurs vœux, de bonnes vacances ou encore un joyeux noël.

Attente téléphonique pour les fêtes de fin d’année

En toutes circonstances, n’hésitez pas à faire votre promotion. Par exemple pour la sortie d’un nouveau produit, la mise en place d’un nouveau service ou encore la mise à jour de votre catalogue. Ce sont autant de messages promotionnels à diffuser à large échelle. Vos objectifs : informer votre interlocuteur, valoriser votre entreprise.

Au fil de votre planning, vous pouvez ainsi annoncer certains événements notables. Par exemple, participez-vous à un salon ou organisez-vous des journées portes ouvertes ? Dans ce cas, il est d’usage de communiquer sur ces rencontres à travers différents supports marketing tels que le site web de l’entreprise, les réseaux sociaux ou encore la newsletter. Par ailleurs, annoncer ces événements pendant le temps d’attente téléphonique ajoute à votre promotion et offre à l’appelant une information à forte valeur ajoutée.

À noter : en règle générale, vous pouvez relayer via votre attente téléphonique l’ensemble des informations que vous communiquez sur votre site, vos médias sociaux et vos campagnes d’emailing. Les appelants entendent ce qu’ils ont lu : l’impact est décuplé.

Vous êtes certifié ISO ? Sponsorisez un club ou un évènement ? Vous êtes engagé dans une action désintéressée ? Mettez en avant vos atouts dans votre attente téléphonique, pour valoriser votre image de marque.

Capter l’attention des clients au téléphone

Une gamme de services dédiés à votre accueil téléphonique

Annonces évènementielles

Plusieurs abonnements sont disponibles pour informer vos clients de votre actualité évènementielle.

Évolutions

Des possibilités de modifications de musiques, de messages, de voix à votre disposition.

Maquette créative

Le directeur artistique vous propose en avant production une conception de haute qualité, qui répond à toutes vos exigences.

Identité sonore

Créez votre identité sonore, personnalisée aux couleurs de votre marque et jouez la carte de la cohérence.

Mettre en place un média planning

Un média planning, c’est quoi ?

Un média planning consiste à identifier les canaux marketing, les plateformes et les types de contenu les plus convenables pour diffuser les messages à un public cible.

Habituellement utilisé pour lancer une campagne publicitaire, il présente de nombreux avantages 

Comment créer un média planning efficace ?

Mieux gérer son attente téléphonique consiste à planifier les messages à diffuser. En effet, Il ne suffit pas de communiquer les bonnes informations, il faut aussi les délivrer au bon moment. La tâche peut être chronophage… C’est pourquoi ATS Studios accompagne les entreprises dans l’élaboration d’un média planning, de la détermination des messages d’attente à leur calendrier de programmation.

Un conseiller client dédié, expert en communication d’entreprise, vous conseille dans le choix des messages, et vous accompagne dans toutes les étapes de mise en œuvre du média planning. Listing des évènements à mettre en avant, précision de l’image de marque à véhiculer et détermination des moyens adaptés… vous bénéficiez d’une prestation globale. Ensuite, une fois le plan élaboré, vous affinez les détails avec votre conseiller : choix des textes de l’annonce, ambiance sonore et choix des musiques. Il propose, vous disposez.