5 conseils pour réussir vos messages d’accueil téléphonique

Cet article se lit en 2 min 54, autant de temps qu’il vous faut pour écouter Hit me with your Best Shot de Pat Benatar

Conseil 1- Visez la simplicité

Conseil 2- Rendez vos moments d’attentes intéressants

Quand les temps d’attente s’éternisent, il est important de garder éveillé l’intérêt de votre interlocuteur. On utilise alors plusieurs méthodes. A savoir, narrer l’histoire de votre société, ajouter une pointe d’humour ou de complicité, évoquer des informations inédites… Il s’agit à la fois de rester proche de votre client et de le garder concentré sur l’appel sans l’ennuyer.

C’est le moment idéal pour communiquer sur votre image avec une courte rubrique « Le saviez-vous ? ».

Si vous impliquez votre interlocuteur dans ce message, il ne va pas songer à raccrocher et sera plus patient !

Et si on écoutait un exemple ?

Conseil 3- Anticipez les questions de vos appelants

Même si la réponse à certaines questions peut se trouver facilement via internet, votre site ou vos réseaux sociaux, certains clients ont le réflexe d’appeler directement pour avoir leur réponse.

Vous pouvez gagner en efficacité si vous identifiez les questions les plus courantes. Donnez la réponse directement dans votre message d’attente !

Vos clients vous appellent chaque semaine pour connaître vos horaires, votre adresse ou toute autre information pratique ? N’attendez pas et mentionnez-le dans votre message d’attente. Ainsi vous répondez efficacement aux demandes de vos clients tout en désencombrant vos lignes téléphoniques !

Ecoutez tout de suite un de nos exemples

Conseil 4- Choisissez une musique d’attente adaptée

Selon une étude de la SACEM effectuée en 2021, la musique met 92% des français de bonne humeur. Cette dernière est un vecteur d’énergie et d’émotions reconnu, et c’est ce que votre accueil téléphonique doit exploiter.

En plus d’être adapté à votre activité et à votre cible, ne perdez pas de vue votre objectif lors de la mise en attente. A savoir, faire patienter agréablement vos appelants, tout en réduisant leur frustration et en stimulant leur intérêt.

Cela peut paraître complexe, mais le « bon » choix de musique aide beaucoup. Rien de mieux qu’un morceau de musique du commerce reconnaissable et suffisamment dynamique pour mettre votre appelant dans de bonnes conditions d’échange !

Pour être guidé dans le choix de votre musique, consultez notre article « Pourquoi et comment bien choisir sa musique d’attente » !

Conseil 5- Réalisez des mises à jour pendant l’année

On peut rythmer une année par de nombreuses actualités, saisonnières ou alors directement liées à l’évolution de votre entreprise.

Il est important de montrer à vos clients que vous avez connaissance des événements qui vous entourent (fêtes de fin d’année, actualité majeure…). Mais aussi que votre société elle-même est active dans son domaine (salon, porte ouverte, conférence…). N’hésitez pas à communiquer dans vos messages d’accueil si vous proposez de nouveaux produits ou services, ou si des offres promotionnelles sont en cours. Cela rendra l’image de votre marque plus dynamique, réactive et attentive au besoin des clients. Les personnes qui vous appellent sont votre cible. Ce temps d’attente est un outil idéal pour les transformer en prospects, voire en clients.