Nous formons nos premières impressions de quelqu’un en quelques secondes à peine après l’avoir rencontré.. Cette notion s’applique également à votre entreprise, en particulier lors du premier contact téléphonique avec vos appelants. C’est pourquoi ce moment est crucial pour créer une impression favorable.
Dans tous les domaines, l’image de l’entreprise et la qualité de l’expérience client sont des éléments essentiels. Lorsqu’un client appelle une entreprise, le message téléphonique de pré-décroché devient un outil clé pour maintenir l’intérêt et l’engagement du client.
Court et efficace, le message téléphonique de pré-décroché (ou prédécroché) vient remplacer les traditionnels « bip » de tonalités. Il remplit plusieurs objectifs importants pour une entreprise en quelques phrases seulement. Tout d’abord, il permet d’informer le client qu’il est bien au bon endroit. Le message de prédécroché sert aussi à rassurer le client en lui indiquant qu’il est pris en compte et qu’un collaborateur sera bientôt à sa disposition.
Ensuite, le message de prédécroché offre une opportunité de renforcer l’image de marque de l’entreprise. Il montre au client que l’entreprise souhaite l’accueillir de façon agréable et professionnelle.
Voici quelques exemples de nos clients :
Ensuite, le message de prédécroché offre une opportunité de renforcer l’image de marque de l’entreprise. Dans un premier temps, il montre au client que l’entreprise souhaite l’accueillir de façon agréable et professionnelle. En second lieu, il répond à ses questions dès les premières minutes de l’appel.
L’appelant a-t-il composé le bon numéro ?
Vous annoncez clairement votre nom.
Contacte-t-il le bon établissement ?
Vous donnez votre localité.
De la même façon qu’une entreprise prend soin de son accueil physique avec une décoration agréable, des revues pour faire patienter… le message d’accueil téléphonique ou pré-décroché reflètera les valeurs et la qualité des services de l’entreprise. Un message bien conçu et cohérent contribue à instaurer un climat de confiance avec le client, renforçant ainsi sa perception positive de l’entreprise.
À l’inverse d’un message téléphonique d’attente ou de répondeur, un message de pré-décroché efficace demande moins de réflexion. Cependant, il est important de suivre certaines bonnes pratiques.
Chez ATS Studios, nous pensons que chaque structure devrait mettre en place un message d’accueil, un moyen simple d’accueillir ses clients ou collaborateurs. C’est la raison pour laquelle nos conseillers sont à votre disposition pour collaborer avec vous afin de créer un texte qui s’aligne parfaitement avec l’identité de votre entreprise.
Il y a ensuite le choix de la musique, tout aussi essentiel pour véhiculer la bonne image de votre entreprise dès le départ et instaurer la confiance chez vos appelants.
Pour personnaliser votre message d’accueil téléphonique, voici quelques conseils à adopter :
Tout d’abord, la durée du message doit être courte et concise. Les clients ne veulent pas attendre trop longtemps avant de parler à un représentant, donc un message trop long peut être frustrant et inciter l’appelant à raccrocher.
De plus, la voix et le ton utilisés dans le message doivent être professionnels et à l’image de l’entreprise. Le client doit se sentir accueilli et pris en charge dès le premier contact avec l’entreprise.
Il est aisé d’identifier le contenu-clé de votre futur message de pré-décroché : « bonjour », « bienvenue »… mais il est aussi tentant de donner trop d’informations !
Dans la majorité des cas, il est préférable de fournir uniquement les informations essentielles, telles que le nom de l’entreprise et indiquer que quelqu’un va prendre l’appel afin de garantir un message clair et efficace.
Par ailleurs, la musique qui accompagne le pré-décroché doit être choisie en fonction de l’image de l’entreprise. Cette musique peut être une musique du commerce ou une musique libre de droit sélectionnée dans notre catalogue – découvrir notre bibliothèque musicale.
Sauf si l’on utilise une musique institutionnelle, ou une identité sonore, il est important de régulièrement changer la musique de ses messages téléphoniques. En choisissant par exemple une musique libre de droit différente selon les saisons, l’entreprise montre qu’elle est attentive aux détails et à l’expérience client.
Le pré-décroché joue un rôle crucial dans la communication avec les clients. Il permet de maintenir l’intérêt et l’engagement du client, tout en renforçant l’image de marque de l’entreprise. En suivant les bonnes pratiques, telles qu’une durée concise, un ton professionnel et amical, une musique adaptée au contexte et des mises à jour régulières, l’entreprise peut offrir une expérience client positive et professionnelle. Le message téléphonique de pré-décroché devient ainsi un outil précieux pour assurer la satisfaction des clients et renforcer les relations avec eux.
Quelques articles pour vous accompagner davantage dans votre préparation d’un message pré-décroché :
Découvrez comment nos équipes vous accompagnent dans la conception de vos messages !
Construisons ensemble votre futur pré-décroché !
Nos conseillers vous accompagnent dans le choix de la musique et du comédien.ne voix !
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