PME/TPE : avez-vous pensé à créer un message d’attente téléphonique personnalisé ?
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Les TPE et PME (très petites, petites et moyennes entreprises) s’efforcent constamment de projeter une image positive auprès de leurs clients. Elles prennent grand soin de l’apparence de leur boutique, investissent dans le renforcement de leur présence en ligne et consacrent du temps et de l’énergie à la création de flyers attrayants. Ces initiatives sont essentielles pour attirer l’attention de leur clientèle. Mais il existe un autre aspect tout aussi crucial à ne pas négliger : le message d’attente téléphonique.
Au mieux, une entreprise a choisi une musique d’attente entendue et réentendue ad nauseam par les appelants. Au pire, ces derniers sont accueillis par une tonalité monotone. Et si vous transformiez ce temps d’attente captive en une opportunité pour mettre en valeur vos services ou vos produits ?
C’est là que le message d’attente téléphonique personnalisé entre en jeu ! Dans cet article, nous explorerons en détail les nombreuses raisons pour lesquelles chaque TPE et PME devrait envisager de créer un message d’attente téléphonique unique et adapté à leur domaine. Découvrez comment cet outil trop sous-estimé peut devenir un atout puissant pour renforcer votre image de marque, fidéliser vos clients et stimuler votre activité. Préparez-vous à découvrir comment tirer le meilleur parti de chaque interaction téléphonique avec vos clients.
Qu’est-ce qu’un message d’attente téléphonique exactement ?
L’attente téléphonique ne constitue qu’une partie de l’accueil téléphonique personnalisé d’une ligne fixe. Pour comprendre pleinement son rôle, il est important de considérer l’ensemble des messages qui composent un accueil téléphonique. En plus de ce message d’attente, qui intervient pour faire patienter l’appelant, deux autres phases vocales viennent compléter le tout.
Tout d’abord, le message de prédécroché. Egalement connu sous le nom de message d’accueil, est le premier message que l’appelant entend lorsqu’il appelle.
Ensuite, vient le fameux message d’attente téléphonique, qui intervient lorsque l’appelant est placé en attente ou en transfert de ligne.
Enfin, le message de répondeur est ce que l’appelant entend lorsque personne ne peut répondre à l’appel.
Ces trois types de messages, le prédécroché, l’attente téléphonique, et le répondeur, forment un ensemble complet qui couvre la majorité des situations que peut rencontrer une entreprise. Chacun de ces messages joue un rôle précis dans l’expérience de l’appelant. Il contribue à donner une image professionnelle et attentionnée de l’entreprise.
Si vous souhaitez en savoir plus sur les différentes phases vocales, nous vous invitons à consulter nos articles dédiés au Prédécroché, à l’Attente et au Répondeur !
Attente téléphonique : différents types pour différents objectifs
Au sein de la famille des messages téléphoniques, l’attente téléphonique revêt une importance cruciale, voire la plus importante. Que ce soit pour obtenir une simple information ou envisager l’achat de biens ou de services, de nombreux clients potentiels privilégient le téléphone comme moyen de contact initial. En effet, à moins de trouver rapidement satisfaction par d’autres biais tels que le site web ou les réseaux sociaux, leur réflexe naturel est de composer le numéro de téléphone de l’entreprise.
Cependant, si aucun interlocuteur n’est immédiatement disponible pour répondre, le message diffusé pour faire patienter l’appelant est capital. Il est le premier contact sonore avec votre marque. Et il peut influencer considérablement l’opinion du client sur votre professionnalisme et votre niveau de service.
Mettre l’accent sur votre expertise
Votre savoir-faire constitue un atout considérable : mettez-le en avant ! Votre équipe est constituée de véritables experts dans leurs domaines, votre entreprise bénéficie d’une longue activité sur plusieurs générations, vous prônez certaines valeurs et éthique dans votre démarche… Souligner ce qui fait la force de votre entreprise dans votre message d’attente peut faire la différence entre vous et vos concurrents.
Ecoutez un exemple:
Communiquer sur votre actualité
Votre client patiente attentivement au bout du fil. C’est le moment de lui partager votre événement à venir, vos offres et promotions en cours… A la manière d’un spot radio, l’attente téléphonique est un excellent support promotionnel, un moyen d’allier l’utile à l’agréable.
Ecoutez un exemple:
Promouvoir un produit/service
Votre message d’attente téléphonique est l’occasion parfaite de se concentrer sur des points précis de votre activité. Notamment mettre en lumière votre dernier produit ou service sur le marché. En plus de son aspect promotionnel évident, ce type de message atteste du dynamisme et de la croissance de votre entreprise.
Ecoutez un exemple:
Attente téléphonique : quels sont les principaux avantages ?
Voici les 3 principaux avantages d’une attente téléphonique personnalisée pour votre ligne fixe professionnelle :
- Générer des ventes
Sans insister sur le vieil adage disant que « le temps, c’est de l’argent », exploiter le temps d’attente au téléphone comme un nouveau canal de communication peut devenir un atout considérable. Promouvoir vos produits et services par ce biais permet de maximiser vos chances de générer de nouvelles ventes. Surtout si vous y mentionnez vos promotions du moment !
- Améliorer votre image
Disposer d’une attente téléphonique personnalisé est un gage de sérieux et de professionnalisme. De la même manière que vous soignez l’accueil physique de vos clients, vous devez faire bonne impression avec votre accueil téléphonique ! Un message personnalisé à propos de votre entreprise enregistré par une comédienne à la voix chaleureuse mais professionnelle est idéal pour cela.
- Soigner votre expérience client
Proposer une attente téléphonique personnalisée montre que vous avez à cœur d’apporter la meilleure expérience client possible. Vous veillez à les faire patienter dans une ambiance musicale agréable et informative. Cela permet de faire passer le temps plus vite et donc de limiter leur frustration.
Notre avis d’expert
Vous l’aurez compris, un message d’attente téléphonique personnalisé est une opportunité unique de communiquer avec vos clients. Il peut contenir des informations importantes, des offres spéciales, des annonces de produits ou des messages qui renforcent l’image de votre société. C’est un outil puissant pour véhiculer votre identité de marque et montrer à vos clients que vous leur portez attention.
Ainsi, choisir le type de message d’attente téléphonique qui correspond à vos objectifs et à l’image que vous souhaitez projeter est essentiel pour créer une expérience positive pour vos clients. Que ce soit pour informer, divertir ou rassurer, un message d’attente bien conçu peut contribuer grandement à fidéliser vos clients et à renforcer votre réputation.
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