Comment personnaliser vos messages d’accueil téléphonique selon votre secteur d’activité ?
- Accueil téléphonique
Cet article se lit en 5min30 environ, autant que si vous écoutiez The Middle de Jimmy Eat World et Think about U de Jordyn Jones
Le message d’accueil téléphonique est la première chose que vos clients, partenaires et prestataires entendent. Sa personnalisation est cruciale pour votre communication. Elle donne une image professionnelle et accueillante dès le premier contact. Cela est essentiel pour établir la confiance avec les clients. Le message et la façon dont il est délivré constituent la première impression de l’entreprise. Il doit donc être personnalisé et adapté à votre secteur d’activité. Si vous manquez d’inspiration, retrouvez nos exemples à la fin de l’article !
Qu’est-ce qu’un message d’accueil téléphonique ?
Il existe différents types de messages d’accueil téléphoniques
Choisissez une musique reflétant votre marque pour le message d’attente téléphonique. Utilisez ce moment pour parler de votre entreprise, ses disponibilités et ses événements récents. Mentionnez les nouveaux produits ou promotions. Profitez de ce « temps de patience » pour vous démarquer. Utilisez-le comme un véritable média de communication.
Les appelants entendront ce message lorsque vous serez occupé. Soignez-le et personnalisez-le. Vos appelants voudront ainsi vous laisser un moyen de les joindre. Adaptez le message aux besoins de votre entreprise. Tous vos collaborateurs ont un portable professionnel ? Uniformisez les messages avec une musique et une voix unique. Le mobile est une porte d’entrée pour développer des relations professionnelles.
Le SVI prend en charge les appels entrants avec des messages vocaux enregistrés. Il oriente les appelants vers le service souhaité. Préférez des arborescences courtes. Vous pouvez débuter votre message par une formule de politesse pour souhaiter la bienvenue à vos appelants, puis proposer aussitôt une redirection vers vos services. Il est recommandé de ne pas dépasser les six choix, pour ne pas perdre vos interlocuteurs en cours de route !
Le pré-décroché permet la mise en place d’un décrochage automatique des appels entrants. Vous pouvez diffuser une musique ou un message de bienvenue. Le pré-décroché vous permet ensuite de renvoyer votre appelant vers un groupe d’appels, un SVI ou une file d’attente. Rappelez-vous que c’est le premier contact de vos clients avec votre entreprise. Faites en sorte de créer la meilleure première impression possible !
Le répondeur répond automatiquement à un appel lorsque l’utilisateur est indisponible. Il s’enclenche automatiquement si l’utilisateur est absent ou ne souhaite pas répondre. Il est possible de personnaliser le message de votre répondeur. Votre interlocuteur peut alors vous laisser un message. Il est important dans le message de répondeur de rappeler vos horaires d’ouverture et de préciser si vous traitez les messages ou non. Vous pouvez aussi donner des informations comme où vous retrouver sur internet, avec votre site ou une mention de votre présence sur des réseaux sociaux ou professionnels éventuels. Enfin, le répondeur constitue une source d’informations à ne pas négliger.
Pour aller plus loin, lire aussi Pré-décroché, Serveur Vocal Interactif (SVI), Messagerie : tout savoir sur les dispositifs d’accueil téléphoniques !
Exemple de message d’accueil téléphonique personnalisés pour votre secteur d’activité
La personnalisation des messages d’accueil téléphonique doit prendre en compte plusieurs éléments. Par exemple, le secteur d’activité de l’entreprise, son positionnement sur le marché, la typologue de ses clients Etc.
La première étape pour personnaliser les messages d’accueil téléphonique consiste à comprendre la clientèle de l’entreprise. Cette analyse permet d’identifier les besoins et les attentes des clients, ainsi que les problématiques qu’ils peuvent rencontrer.
Dans le cas d’une entreprise de service, par exemple, il est important de faire connaître les types de service proposés, les horaires d’ouverture et les disponibilités de l’équipe.
Une fois l’analyse de la clientèle réalisée, il est possible d’adapter le message d’accueil téléphonique en fonction du secteur d’activité de l’entreprise. Par exemple, si l’entreprise opère dans le secteur de la santé, il est important de donner des informations claires sur les horaires de consultation, les différents services proposés, et les modalités de prise de rendez-vous. Si l’entreprise est spécialisée dans la vente de produits de luxe, le message d’accueil devra refléter le positionnement haut de gamme de la marque.
Soignez la formulation pour une image professionnelle et accueillante. Commencez par un accueil personnalisé avec le nom de l’entreprise. Intégrez des éléments spécifiques au secteur d’activité.
Pour personnaliser votre message d’accueil téléphonique, il est possible d’intégrer des éléments spécifiques au secteur d’activité de l’entreprise. Par exemple, une entreprise de restauration peut inclure des informations sur les plats du jour ou les horaires d’ouverture.
Un cabinet de conseil peut mentionner ses domaines d’expertise, types de clients et résultats obtenus. De-même, une entreprise de vente en ligne peut inclure les produits phares ou les offres en cours.
Pour aller plus loin : 5 façons d’améliorer la communication
Le secteur médical
Un ton enjoué met votre interlocuteur de bonne humeur ! Donnez plusieurs fois le nom de l’entreprise et l’adresse du site. Optez pour un fond sonore joyeux et dynamique. Pensez également à rediriger vers des numéros d’urgence utiles en cas de besoin, et de préciser par exemple, qu’il ne faut pas oublier sa carte vitale avant de venir !
Les services
Sur une musique entraînante, précisez le nom de l’entreprise et, pendant les vacances d’été par exemple, indiquez votre période de fermeture. Vous pouvez aussi subtilement mentionner un ou plusieurs des services que vous proposez à vos clients. Par exemple, un garage peut préciser qu’il s’occupe de la climatisation dans son message d’attente pour l’été, ou rappeler de changer ses pneus été/hiver.
Le tourisme
Sur une musique dynamique, donnez le nom de votre établissement, mentionnez votre cible (famille, groupe d’amis, …) et indiquez quelles activités sont disponibles sur votre site. N’oubliez pas de mentionner l’adresse web à laquelle vos appelants peuvent réserver leur séjour. C’est aussi l’occasion de valoriser vos actualités et de montrer le dynamisme du secteur, de la localité, tout ce qui permettra de vous démarquer !
La restauration
Pour un message de répondeur, vous pouvez donner le nom de votre entreprise, les horaires d’ouverture et de fermeture en période estivale et quelques-unes de vos spécialités pouvant mettre l’eau à la bouche de vos appelants ! N’oubliez pas de mentionner l’adresse web à laquelle vos appelants peuvent réserver leur table et vos jours de fermeture.
Un commerce
Vous pouvez changer régulièrement votre message d’attente en fonction de la saison, de vos ouvertures ou fermetures, de vos promotions, des événements du quartier. Pensez aussi à changer votre musique pour surprendre vos clients.
Quel que soit votre secteur d’activité, adoptez un ton enthousiaste (sans surjouer !) et laissez le sourire s’entendre dans votre voix ! Cela montre que vous souhaitez répondre aux questions de vos interlocuteurs. N’oubliez pas qu’il s’agit de la vitrine sonore de votre entreprise !
Notez que mentionner le nom de l’entreprise au moins une fois rassure l’appelant sur le bon numéro.
Privilégiez des phrases courtes et simples. Ainsi, votre appelant comprend bien les informations et les choix disponibles (composer une touche, appeler pendant les heures d’ouverture). Pour davantage d’astuces, et un gain de temps et de professionnalisme, nos conseillers clients orientent et définissent avec vous les choix à réaliser pour le meilleur accueil téléphonique adapté à votre entreprise, votre secteur et les actualités qui l’animent. Et puisque la communication sonore est un vaste sujet, il se peut que certaines questions restent en suspens
Si tous ces articles vous donnent envie d’en savoir encore plus sur le sujet, ou si vous êtes prêts à vous lancer
